目次
1. はじめに
2. Inbox ZeroのためのGmailの整理
1. ラベルの作成
2. ラベルの色付け
3. 複数の受信箱の設定
3. 3つのバケットシステムの使用
1. 返信待ち
2. フォローアップ
3. 読むため
4. メールの処理とInbox Zeroの達成
5. 追加のヒントとトリック
1. セクションの展開と折りたたみ
2. スターでメールの優先順位を付ける
3. 複数のメールを読むための専用ビュー
6. 結論
**Gmailの整理とInbox Zeroの達成**
メールの海に溺れて疲れましたか？常にメッセージの流入に追いつくのに苦労していますか？この記事では、Gmailの整理方法を探求し、Inbox Zeroの状態を実現するシステムを紹介します。このシステムを使えば、返信を見逃すことはなく、効果的に返信を追跡できます。さあ、Inboxの制御を取り戻す方法を発見しましょう。
はじめに
現代の高速な世界では、メールは必須のコミュニケーションツールとなっています。しかし、高いボリュームのメールを管理することは圧倒的で時間がかかります。私自身、毎日何百通ものメールを受信していた元Google社員として、その苦労を理解しています。そのため、Gmailを扱う方法を変革するシステムを共有したいと思います。
Inbox ZeroのためのGmailの整理
ラベルの作成
Gmailを整理する最初のステップは、ラベルの作成です。ラベルは、メールを分類するのに役立つ仮想フォルダーのようなものです。ラベルを作成するには、次の簡単な手順に従ってください。
1. Gmailインターフェイスの左側にある「ラベル」の横にあるプラスボタンをクリックします。
2. ラベルのプロンプトで、ラベルの名前を入力します。例えば、フォローアップメールのためのラベルを作成しましょう。
3. ラベル名に角括弧を使用して、ラベルがラベルリストの上部に表示されるようにします。例えば、「[フォローアップ]」。
4. ラベル作成を確定するために、「作成」をクリックします。
「返信待ち」と「読むため」などの他のカテゴリーのラベルを作成するには、このプロセスを繰り返します。説明的なラベルを使用すると、メールを識別して分類するのが簡単になります。
ラベルの色付け
ラベルを目立たせて視覚的に区別するために、ラベルに色を付けることができます。ラベルに色を付けるには、次の手順に従ってください。
1. ラベル名の右側にカーソルを移動します。
2. 表示される3つの小さな点をクリックします。
3. オプションから「ラベルの色」を選択します。
4. 各ラベルの重要度や緊急度を表す色を選択します。
ラベルに色を付けることで、視覚的に魅力的になり、特定のカテゴリーに属するメールを素早く識別できます。
複数の受信箱の設定
Gmailには、「複数の受信箱」という強力な機能があり、受信箱を異なるセクションに分割できます。この機能により、異なるメールカテゴリーの明確な概要が提供され、メールの管理が向上します。複数の受信箱を設定する方法は次のとおりです。
1. Gmailインターフェイスの右上隅にある歯車アイコンをクリックして設定にアクセスします。
2. 「複数の受信箱」セクションを見つけてクリックします。
3. 「カスタマイズ」をクリックして、複数の受信箱のセクションを設定します。
4. 「返信待ち」のセクションを作成するには、適切なフィールドに「label: [返信待ち]」と入力します。
5. 前のステップを「フォローアップ」と「読むため」のセクションに対して繰り返します。
6. 複数の受信箱の位置など、他の設定を好みに応じてカスタマイズします。
7. 変更を保存して、複数の受信箱機能を有効にします。
これで、Gmailの受信箱に戻ると、右側に「返信待ち」、「フォローアップ」、「読むため」という3つの異なるセクションが表示されます。これらのセクションにより、特定のタイプのメールに焦点を合わせて整理することができます。
3つのバケットシステムの使用
3つのバケットシステムは、このメールの整理方法の中心です。メールを「返信待ち」、「フォローアップ」、「読むため」という3つの主要なカテゴリーに分類することを含みます。それぞれのカテゴリーを詳しく見てみましょう。
返信待ち 🕒
「返信待ち」バケットは、他の人からの返信が必要なメールを置く場所です。これらのメールに適切なラベルを付けることで、保留中の返信を簡単に追跡できます。このカテゴリーにより、重要なフォローアップを見逃すことがなくなります。
フォローアップ 📝
「フォローアップ」バケットは、あなたのアクションや注意を必要とするメールのためのものです。これらのメールには、タスク、リクエスト、またはその他のアクションアイテムが含まれる場合があります。このカテゴリーのメールに迅速に対処することで、あなたのコミットメントに対して常に最前線に立ち、生産性を維持することができます。
読むため 📚
「読むため」バケットは、後で読みたい情報を含むメールのためのものです。これらのメールには、ニュースレター、記事、または即時の注意を必要としないコンテンツなどが含まれる場合があります。このカテゴリーにより、読書資料を優先順位付けし、忙しい期間中の注意散漫を避けることができます。
メールの処理とInbox Zeroの達成
ラベルを設定し、色を付け、受信箱を複数のセクションに整理したら、このシステムを実行する時間です。メールを効果的に処理する方法は次のとおりです。
1. 受信箱をスキャンして、即時のアクションや返信が必要なメールを特定します。
2. メールを右クリックして、「ラベルとして」オプションを使用して適切なラベルを割り当てます。たとえば、フォローアップが必要なメールには「フォローアップ」ラベルを割り当てます。
3. 作成したラベルを使用して、メールをそれぞれのバケットに移動します。
4. メールを処理しながら、カテゴリーに分類します。
5. すべてのメールを処理したら、受信箱の残りのすべてのメールを選択します。
6. 「アーカイブ」ボタンをクリックして、受信箱をクリアしてInbox Zeroを達成します。
このプロセスに従うことで、保留中のタスク、返信待ちのメール、読書資料を明確に把握することができます。Inbox Zeroは手の届くところにあります！
追加のヒントとトリック
Gmailの整理をさらに向上させるために、以下のヒントとトリックを使用できます。