📧 Comment configurer une boîte de réception partagée dans Hiver
En avez-vous assez de gérer plusieurs comptes de messagerie électronique pour votre équipe ? Les boîtes de réception partagées peuvent être une excellente solution pour rationaliser les communications par courrier électronique et la collaboration. Dans cet article, nous vous guiderons à travers le processus de configuration d’une boîte de réception partagée dans Hiver.
📌 Table des matières
– Introduction
– Avantages des boîtes de réception partagées
– Commencer avec Hiver
– Créer une boîte de réception partagée
– Ajouter des utilisateurs à la boîte de réception partagée
– Gérer les e-mails dans la boîte de réception partagée
– Collaborer avec les membres de l’équipe
– Avantages et inconvénients des boîtes de réception partagées
– Questions fréquemment posées
– Conclusion
Introduction
Le courrier électronique est un outil de communication essentiel pour les entreprises, mais la gestion de plusieurs comptes de messagerie électronique peut être fastidieuse. Les boîtes de réception partagées permettent aux membres de l’équipe d’accéder et de gérer un seul compte de messagerie électronique, ce qui facilite la collaboration et le suivi des communications par courrier électronique.
Avantages des boîtes de réception partagées
– Rationaliser les communications par courrier électronique
– Collaborer avec les membres de l’équipe
– Suivre les conversations par courrier électronique
– Réduire la surcharge de courrier électronique
– Améliorer le service client
Commencer avec Hiver
Hiver est un outil de gestion de courrier électronique basé sur Gmail qui vous permet de configurer des boîtes de réception partagées. Pour commencer, vous devrez installer l’extension Hiver et avoir un accès administrateur à votre compte Gmail.
Créer une boîte de réception partagée
Pour créer une boîte de réception partagée dans Hiver, suivez ces étapes :
1. Accédez au panneau d’administration Hiver en cliquant sur l’icône Hiver dans le coin supérieur droit de Gmail.
2. Sélectionnez la section “Boîtes de réception partagées”.
3. Cliquez sur “Créer une nouvelle boîte de réception partagée” et choisissez le canal de messagerie électronique.
4. Entrez l’adresse e-mail de la boîte de réception partagée et donnez-lui un nom approprié.
5. Dans le menu déroulant, sélectionnez les utilisateurs qui auront accès à la boîte de réception partagée.
6. Choisissez l’option qui convient à l’adresse e-mail de la boîte de réception partagée qui a été saisie précédemment.
7. Connectez-vous avec Google pour les comptes Gmail individuels et vérifiez la configuration pour les groupes Google ou les alias.
Ajouter des utilisateurs à la boîte de réception partagée
Pour ajouter des utilisateurs à la boîte de réception partagée, suivez ces étapes :
1. Accédez au panneau d’administration Hiver et sélectionnez la boîte de réception partagée.
2. Cliquez sur “Ajouter des utilisateurs” et sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez ajouter.
3. Choisissez le niveau d’accès pour chaque utilisateur (lecture seule ou lecture-écriture).
4. Cliquez sur “Ajouter des utilisateurs” pour enregistrer les modifications.
Gérer les e-mails dans la boîte de réception partagée
Pour gérer les e-mails dans la boîte de réception partagée, suivez ces étapes :
1. Accédez à la boîte de réception partagée à partir de votre compte Gmail.
2. Utilisez des étiquettes pour organiser les e-mails et les attribuer aux membres de l’équipe.
3. Utilisez des notes pour ajouter des commentaires et collaborer avec les membres de l’équipe.
4. Utilisez des modèles pour gagner du temps et standardiser les réponses par courrier électronique.
Collaborer avec les membres de l’équipe
Les boîtes de réception partagées permettent aux membres de l’équipe de collaborer et de communiquer de manière plus efficace. Voici quelques conseils pour collaborer avec les membres de l’équipe :
– Utilisez les @mentions pour notifier les membres de l’équipe des e-mails importants.
– Utilisez les commentaires et les notes pour fournir des commentaires et collaborer sur les réponses par courrier électronique.
– Utilisez des modèles pour standardiser les réponses par courrier électronique et garantir la cohérence.
Avantages et inconvénients des boîtes de réception partagées
Avantages :
– Rationaliser les communications par courrier électronique
– Améliorer la collaboration
– Réduire la surcharge de courrier électronique
– Améliorer le service client
Inconvénients :
– Peut être confus s’il n’est pas configuré correctement
– Nécessite un accès administrateur pour la configuration
– Peut entraîner des préoccupations en matière de confidentialité s’il n’est pas géré correctement
Questions fréquemment posées
Q : Puis-je configurer une boîte de réception partagée pour un groupe Google ?
R : Oui, vous pouvez configurer une boîte de réception partagée pour un groupe Google en utilisant Hiver.
Q : Puis-je ajouter des utilisateurs externes à une boîte de réception partagée ?
R : Non, vous ne pouvez ajouter que des utilisateurs qui ont un compte Gmail.
Q : Puis-je personnaliser l’adresse e-mail de la boîte de réception partagée ?
R : Oui, vous pouvez choisir une adresse e-mail personnalisée pour votre boîte de réception partagée.
Conclusion
Les boîtes de réception partagées peuvent être une excellente solution pour gérer les communications par courrier électronique et la collaboration au sein d’une équipe. Avec Hiver, la configuration d’une boîte de réception partagée est facile et peut aider à rationaliser votre flux de travail par courrier électronique. Essayez-le et voyez comment cela peut bénéficier à votre équipe !
Ressources :
– Hiver : https://hiverhq.com/
– AI Chatbot : https://www.voc.ai/product/ai-chatbot