Tabla de contenidos
1. Introducción
2. ¿Qué es una bandeja de entrada compartida en Gmail?
3. Beneficios de usar una bandeja de entrada compartida
4. Cómo crear una bandeja de entrada compartida en Gmail
5. Personalización de su bandeja de entrada compartida
6. Compartir su bandeja de entrada compartida
7. Colaborar en una bandeja de entrada compartida
8. Cambiar el nombre y administrar su bandeja de entrada compartida
9. Ventajas de usar una bandeja de entrada compartida
10. Desventajas de usar una bandeja de entrada compartida
Introducción
En este artículo, exploraremos cómo utilizar la función de bandeja de entrada compartida en Gmail utilizando la herramienta de arrastrar y soltar. Muchos equipos utilizan direcciones de correo electrónico compartidas para diversos fines, como soporte, ventas y más. Con la función de bandeja de entrada compartida, estas direcciones de correo electrónico pueden conectarse a un tablero compartido en tiempo real, lo que permite que todo el equipo acceda y colabore en los correos electrónicos simultáneamente. Este artículo lo guiará a través del proceso de configuración y uso de una bandeja de entrada compartida en Gmail, destacando sus beneficios, opciones de personalización, características de colaboración y más.
¿Qué es una bandeja de entrada compartida en Gmail?
Una bandeja de entrada compartida en Gmail es un sistema de gestión de correo electrónico colaborativo que permite que varios usuarios accedan y trabajen en correos electrónicos recibidos por una dirección de correo electrónico compartida. En lugar de que varios miembros del equipo inicien sesión con la misma contraseña o reciban correos electrónicos duplicados, una bandeja de entrada compartida proporciona una plataforma centralizada donde los miembros del equipo pueden ver, responder y administrar correos electrónicos colectivamente. Esto simplifica la comunicación, mejora la eficiencia y garantiza que no se pasen por alto ni se dupliquen correos electrónicos.
Beneficios de usar una bandeja de entrada compartida
El uso de una bandeja de entrada compartida en Gmail ofrece varias ventajas para equipos y organizaciones. Aquí hay algunos beneficios clave:
1. **Mejora de la colaboración**: Con una bandeja de entrada compartida, los miembros del equipo pueden colaborar sin problemas en correos electrónicos, lo que garantiza respuestas rápidas y una resolución eficiente de consultas o problemas de los clientes.
2. **Actualizaciones en tiempo real**: A medida que llegan correos electrónicos a la bandeja de entrada compartida, son instantáneamente visibles para todos los miembros del equipo, lo que permite actualizaciones en tiempo real y evita retrasos en la comunicación.
3. **Comunicación centralizada**: Una bandeja de entrada compartida elimina la necesidad de reenviar o enviar correos electrónicos con copia, ya que todos los miembros relevantes del equipo tienen acceso directo a la dirección de correo electrónico compartida.
4. **Aumento de la productividad**: Al centralizar la gestión de correo electrónico, una bandeja de entrada compartida reduce el tiempo que se pasa cambiando entre varias cuentas y garantiza que todos los miembros del equipo estén en la misma página.
5. **Asignación eficiente de correo electrónico**: Los correos electrónicos pueden asignarse a miembros específicos del equipo dentro de la bandeja de entrada compartida, lo que garantiza la responsabilidad y evita la duplicación de esfuerzos.
6. **Seguimiento y seguimiento fáciles**: Con una bandeja de entrada compartida, es más fácil hacer un seguimiento del estado de los correos electrónicos, asignar fechas de vencimiento y hacer un seguimiento de las tareas pendientes, lo que garantiza que nada se pierda.
Cómo crear una bandeja de entrada compartida en Gmail
Para crear una bandeja de entrada compartida en Gmail, siga estos pasos:
1. Haga clic en el botón más o en el botón rojo grande para crear un nuevo tablero en la herramienta de arrastrar y soltar.
2. Seleccione la opción para crear un tablero de bandeja de entrada compartida.
3. Proporcione un nombre para el tablero, como “Equipo de soporte”, e ingrese la dirección de correo electrónico correspondiente, por ejemplo, soporte@suempresa.com.
4. Proceda con el proceso de autenticación, que implica otorgar los permisos necesarios para que la herramienta de arrastrar y soltar se conecte a la cuenta de correo electrónico compartida.
5. Una vez autenticado, será redirigido al tablero de bandeja de entrada compartida, donde se mostrarán todos los correos electrónicos históricos en la columna “Por hacer”.
Personalización de su bandeja de entrada compartida
Después de crear una bandeja de entrada compartida, puede personalizarla según el flujo de trabajo de su equipo. Aquí hay algunas opciones de personalización:
1. **Cambiar el nombre de las columnas**: Haga clic en los nombres de las columnas para cambiarlos según sus preferencias. Por ejemplo, puede cambiar el nombre de las columnas como “Tickets en progreso” y “Tickets cerrados” para reflejar su flujo de trabajo de soporte.
2. **Reordenar columnas**: Cambie el orden de las columnas arrastrándolas y soltándolas para reorganizar sus posiciones.
3. **Agregar columnas adicionales**: Si es necesario, puede agregar más columnas haciendo clic en el botón “+” para organizar correos electrónicos según diferentes etapas o categorías.
Compartir su bandeja de entrada compartida
Por defecto, solo usted tiene acceso a la bandeja de entrada compartida. Para invitar a otros a colaborar, siga estos pasos:
1. Haga clic en la esquina superior derecha del tablero para acceder a la lista de personas.
2. Ingrese las direcciones de correo electrónico de los miembros del equipo que desea invitar y haga clic en “Agregar”.
3. Los miembros del equipo invitados recibirán notificaciones por correo electrónico invitándolos a unirse al tablero de bandeja de entrada compartida.
4. Una vez agregados, verán la misma bandeja de entrada compartida con el nombre designado en su columna izquierda.
Colaborar en una bandeja de entrada compartida
En una bandeja de entrada compartida, la colaboración se vuelve sin esfuerzo. Así es cómo puede colaborar de manera efectiva:
1. Arrastre y suelte correos electrónicos en diferentes columnas para asignarlos a miembros del equipo o indicar su estado.
2. Cambie el color de las tarjetas o agregue fechas de vencimiento para priorizar y administrar tareas de manera eficiente.
3. Agregue notas o comentarios para proporcionar contexto o actualizaciones sobre correos electrónicos específicos.
4. Todos los cambios realizados dentro de la bandeja de entrada compartida son visibles para todos los miembros del equipo, lo que garantiza que todos estén informados y alineados.
Cambiar el nombre y administrar su bandeja de entrada compartida
Para cambiar el nombre o administrar su bandeja de entrada compartida, siga estos pasos:
1. Haga clic en el menú desplegable en la esquina superior derecha del tablero.
2. Elija la opción deseada del menú disponible, como cambiar el nombre del tablero, compartirlo con otros o abandonar el tablero.
Ventajas de usar una bandeja de entrada compartida
– Mejora de la colaboración y comunicación entre los miembros del equipo.
– Actualizaciones y visibilidad de correos electrónicos en tiempo real.
– Gestión de correo electrónico centralizada para una mejor organización.
– Aumento de la productividad y eficiencia.
– Seguimiento y seguimiento fáciles de correos electrónicos y tareas.
Desventajas de usar una bandeja de entrada compartida
– Posible confusión si no se administra u organiza adecuadamente.
– Requiere capacitación y pautas adecuadas para un uso efectivo.
– Posibilidad de eliminación accidental o colocación incorrecta de correos electrónicos si no se tiene cuidado.