Tabela de Conteúdos
1. Introdução
2. Começando com o Help Scout
3. Fazendo login no Help Scout
4. Compreendendo as Caixas de Correio
5. Usando o Email do Outlook para Login
6. Acessando Diferentes Caixas de Correio
7. Trabalhando com a Caixa Não Atribuída
8. Gerenciando Emails Atribuídos
9. Navegando por Pastas e Etiquetas
10. Utilizando Botões do Help Scout
11. Enviando Notas e Comunicação Interna
12. Atribuindo Emails e Fluxo de Trabalho
13. Movendo Conversas entre Caixas de Correio
14. Conclusão
Introdução
Neste artigo, exploraremos os vários aspectos do Help Scout, uma poderosa plataforma de suporte ao cliente. Se você é novo no Help Scout ou deseja aprimorar seus conhecimentos, este guia fornecerá uma compreensão abrangente de seus recursos e funcionalidades. Abordaremos desde o login até o gerenciamento de caixas de correio, atribuição de emails e utilização de ferramentas de fluxo de trabalho. Ao final deste artigo, você estará preparado com as habilidades necessárias para navegar eficientemente no Help Scout e fornecer um serviço excepcional ao cliente.
1. Começando com o Help Scout
O Help Scout é uma plataforma de suporte ao cliente projetada para otimizar a comunicação e aumentar a satisfação do cliente. Ele oferece uma variedade de recursos e ferramentas para ajudar as empresas a gerenciar suas operações de suporte de forma eficaz. Antes de nos aprofundarmos nos detalhes, vamos primeiro entender como começar com o Help Scout.
2. Fazendo login no Help Scout
Para acessar o Help Scout, você precisa fazer login usando seu email do Outlook. Isso garante um processo de login seguro e permite a recuperação fácil de senha. É importante usar seu email do Outlook como credenciais de login para evitar qualquer inconveniente caso você esqueça sua senha.
3. Compreendendo as Caixas de Correio
O Help Scout organiza as consultas dos clientes em diferentes caixas de correio. Dependendo do seu papel na organização, você pode ter acesso a várias caixas de correio. Essas caixas de correio servem como espaços dedicados para gerenciar tipos específicos de solicitações de suporte ao cliente.
4. Usando o Email do Outlook para Login
Usar seu email do Outlook para fazer login no Help Scout é crucial para uma experiência perfeita. Ao fazer login com seu email do Outlook, você garante que os emails de redefinição de senha sejam enviados para o endereço correto. Isso evita qualquer inconveniente caso você precise redefinir sua senha.
5. Acessando Diferentes Caixas de Correio
Ao fazer login no Help Scout, você verá as caixas de correio às quais tem acesso. Se você é membro da equipe de suporte, provavelmente terá acesso a caixas de correio como “ajuda de recrutamento” e “assistência financeira”. Se você é um treinador de recrutamento, verá sua própria caixa de correio, bem como as caixas de correio de outros membros da equipe.
6. Trabalhando com a Caixa Não Atribuída
A caixa não atribuída no Help Scout contém emails que ainda não foram atribuídos a ninguém. Essa caixa serve como um pool de emails que requerem atenção. Ela permite que os membros da equipe colaborem e se ajudem quando alguém estiver indisponível ou fora do escritório por um período prolongado.
7. Gerenciando Emails Atribuídos
Quando você acessa uma caixa de correio específica, como “ajuda de recrutamento”, encontrará diferentes pastas. Uma dessas pastas é a pasta “atribuída”, que contém emails atribuídos a você. Ao atribuir um email a si mesmo, você assume a responsabilidade por lidar com ele. Isso garante um gerenciamento eficiente de tarefas e responsabilidade.
8. Navegando por Pastas e Etiquetas
O Help Scout oferece várias pastas e etiquetas para ajudar você a organizar e categorizar seus emails de forma eficaz. Compreender essas pastas é essencial para um gerenciamento eficiente de emails. A pasta “minha” inclui emails atribuídos a você, enquanto a pasta “rascunhos” contém emails que ainda não foram enviados.
9. Utilizando Botões do Help Scout
O Help Scout oferece vários botões que facilitam diferentes ações dentro da plataforma. Ao responder a um email, você encontrará o botão “responder”, que permite responder diretamente ao remetente. O botão “nota” permite adicionar notas internas visíveis apenas para os membros da sua equipe, melhorando a colaboração e o compartilhamento de informações.
10. Enviando Notas e Comunicação Interna
A comunicação interna desempenha um papel vital na prestação de suporte excepcional ao cliente. O recurso de “nota” do Help Scout permite enviar notas para os membros da sua equipe, buscando a opinião deles ou compartilhando informações importantes. Essas notas são visíveis dentro da conversa por email, garantindo uma colaboração perfeita e compartilhamento de conhecimento.
11. Atribuindo Emails e Fluxo de Trabalho
Atribuir emails no Help Scout é uma etapa crucial para garantir um gerenciamento eficiente de tarefas. No entanto, é importante atribuir emails apenas aos membros da equipe relevantes. Atribuir emails à pessoa errada pode causar confusão e atrasos na resolução das consultas dos clientes. Sempre verifique o destinatário antes de atribuir um email.
12. Movendo Conversas entre Caixas de Correio
Às vezes, é necessário mover conversas de uma caixa de correio para outra. Isso é especialmente importante quando você é um treinador de recrutamento e precisa transferir uma conversa para a caixa de correio apropriada. Usando o recurso “mover” no Help Scout, você pode facilmente relocar conversas, garantindo que elas permaneçam dentro da caixa de correio relevante.
13. Conclusão
O Help Scout é uma poderosa plataforma de suporte ao cliente que oferece uma ampla gama de recursos para otimizar suas operações de suporte. Ao seguir as diretrizes e melhores práticas descritas neste artigo, você poderá navegar no Help Scout com facilidade e fornecer um serviço excepcional ao cliente. Lembre-se de utilizar as diversas ferramentas e recursos disponíveis para aprimorar a colaboração, atribuir emails de forma eficaz e garantir respostas rápidas às consultas dos clientes.
Destaque
– O Help Scout é uma plataforma de suporte ao cliente projetada para otimizar a comunicação e aumentar a satisfação do cliente.
– Fazer login no Help Scout requer o uso do seu email do Outlook para um processo de login seguro e recuperação fácil de senha.
– O Help Scout organiza as consultas dos clientes em diferentes caixas de correio.