Automatisiere Meetings: Erfasse & Zusammenfassung mit KI unter Verwendung kostenloser Tools (Otter, ChatGPT & Notion)

🤖 Wie man KI kostenlos zur Transkription, Zusammenfassung und Organisation von Besprechungsnotizen verwendet

Bist du es leid, deine Besprechungsnotizen manuell zu transkribieren und zusammenzufassen? Möchtest du deinen Arbeitsablauf optimieren und Zeit sparen? Dann solltest du auf KI-Tools wie Notion, Chat GPT und Otter zurückgreifen. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du diese kostenlosen Dienstprogramme nutzen kannst, um deine Besprechungsnotizen mühelos aufzuzeichnen, zu transkribieren, zusammenzufassen und zu organisieren. Und das Beste daran? Es sind keine komplizierten Integrationen oder monatlichen Gebühren erforderlich.

📝 Inhaltsverzeichnis

– Einführung

– Besprechungen mit Otter aufzeichnen

– Anpassen der Chat GPT-Prompts

– Einrichten von Notion-Seiten

– Verwendung von Chat GPT zur Zusammenfassung von Besprechungen

– Zusammenfassungen in Notion speichern

– Vor- und Nachteile der Verwendung von KI für Besprechungsnotizen

– Highlights

– FAQ

Einführung

Besprechungen sind ein wesentlicher Bestandteil jedes Unternehmens oder jeder Organisation, aber das Mitschreiben kann zeitaufwendig und mühsam sein. Glücklicherweise können KI-Tools wie Notion, Chat GPT und Otter dir dabei helfen, den Prozess zu optimieren. Indem du deine Besprechungen aufzeichnest und KI zur Transkription und Zusammenfassung verwendest, kannst du Zeit sparen und dich auf das Wesentliche konzentrieren.

Besprechungen mit Otter aufzeichnen

Um loszulegen, musst du deine Besprechungen aufzeichnen. Wir empfehlen die Verwendung von Otter, einer kostenlosen App für iPhone und Android, mit der du deine Besprechungen gleichzeitig aufzeichnen und transkribieren kannst. Mit der kostenlosen Version kannst du Besprechungen von bis zu 30 Minuten aufzeichnen. Sobald du deine Besprechung aufgezeichnet hast, tippe auf die drei Linien und dann auf “Gespräche”. Tippe auf die Audiodatei, die du transkribieren möchtest. Tippe nun auf die drei Punkte oben und wähle “Exportieren”. Wähle die Option “Als Text exportieren”, passe die Optionen auf dem nächsten Bildschirm nach deinen Wünschen an und tippe dann oben auf “Fortfahren”. Jetzt kannst du es einfach per AirDrop auf deinen Computer übertragen oder eine der anderen Optionen verwenden.

Anpassen der Chat GPT-Prompts

Sobald du das Transkript deiner Besprechung auf deinem Computer hast, ist es an der Zeit, zu Notion zu wechseln. Erstelle eine neue Seite, indem du auf das Plus-Symbol klickst, und nenne diese Seite “Besprechungsnotizen” oder wie auch immer du sie nennen möchtest. Erstelle dann eine zweite Seite innerhalb der ersten und nenne sie “Zusammenfassungen”. Wähle für diese Seite die Tabellenvorlage aus und erstelle eine neue Datenbank. Füge dieser Tabelle eine weitere Spalte hinzu, in der alle Informationen zu deinem Besprechungstranskript und deiner Zusammenfassung gespeichert werden. Erstelle schließlich eine weitere Unterseite in den Besprechungsnotizen und nenne sie “Prompts”. Wir können diese Seite einfach als leere Seite erstellen. Sie bietet uns einen leicht zugänglichen Ort direkt neben unseren Besprechungsnotizen und Zusammenfassungen, um unsere Prompts zu speichern, damit wir sie problemlos in Chat GPT kopieren und einfügen können.

Einrichten von Notion-Seiten

Jetzt, da wir unsere Notion-Seiten eingerichtet haben, ist es an der Zeit, unsere Chat GPT-Prompts anzupassen. Wir haben einen vorab erstellten Chat GPT-Prompt, der in unserer Zwischenablage kopiert wurde, und wir werden ihn hier einfügen, um ihn in Zukunft zu verwenden. Du kannst den Prompt gerne kopieren und einfügen, Variationen erstellen oder ihn in deine eigene Notion einfügen. Passe den Prompt an deine Bedürfnisse an und erstelle verschiedene Variationen für unterschiedliche Situationen.

Verwendung von Chat GPT zur Zusammenfassung von Besprechungen

Jetzt, da wir unsere Notion- und Chat GPT-Seiten eingerichtet haben, ist es an der Zeit, Chat GPT zur Zusammenfassung unserer Besprechungen zu verwenden. Gehe zu chat.openai.com, melde dich an oder erstelle ein Konto und bevor wir unsere Besprechungstranskripte und Prompts eingeben, gibt es noch eine weitere Sache, die wir einrichten können, um die Dinge etwas einfacher zu machen. Wir werden das Chat GPT to Notion Google Chrome-Plugin installieren. Du kannst einfach danach suchen und es im Chrome Web Store finden. Es ist Open Source und birgt keine Sicherheitsrisiken. Sobald es installiert ist, kannst du es in deiner Symbolleiste anzeigen, indem du auf das Erweiterungen-Dropdown klickst.

Zusammenfassungen in Notion speichern

Sobald du deine Besprechung mit Chat GPT zusammengefasst hast, ist es an der Zeit, sie in Notion zu speichern. Hier in Chat GPT, wenn du zum Anfang der Zusammenfassung scrollst, wirst du feststellen, dass es ein Anstecknadel-Symbol gibt. Wenn du darauf klickst, wird die zuvor installierte Erweiterung aktiviert. Du wirst feststellen, dass sie Zugriff auf unsere Zusammenfassungsdatenbank hat. Wenn wir dort das Häkchen setzen und auf “Speichern” klicken, wird ein Link zu dieser Zusammenfassung in Notion gespeichert. Alternativ kannst du in Chrome zur oberen Symbolleiste gehen, auf das Dropdown für die Erweiterung klicken und dann “Vollständigen Chat speichern” wählen.

Vor- und Nachteile der Verwendung von KI für Besprechungsnotizen

Die Verwendung von KI zur Transkription, Zusammenfassung und Organisation von Besprechungsnotizen hat ihre Vor- und Nachteile. Einerseits kann sie Zeit sparen und den Prozess effizienter gestalten. Andererseits ist sie möglicherweise nicht so genau wie eine manuelle Durchführung und es besteht die Gefahr, dass vertrauliche Informationen preisgegeben werden.

Highlights

– KI-Tools wie Notion, Chat GPT und Otter können dir dabei helfen, den Prozess der Transkription, Zusammenfassung und Organisation deiner Besprechungsnotizen zu optimieren.

– Otter ist eine kostenlose App für iPhone und Android, mit der du deine Besprechungen gleichzeitig aufzeichnen und transkribieren kannst.

– Chat GPT kann angepasst werden, um Prompts zu erstellen, die es dazu anregen, aussagekräftige und nützliche Zusammenfassungen von Besprechungen zu erstellen, in denen wichtige Details, Diskussionen, Entscheidungen und Handlungsempfehlungen hervorgehoben werden.

– Notion ist ein großartiges Tool zur Organisation deiner Besprechungsnotizen und Zusammenfassungen.

– Die Verwendung von KI für Besprechungsnotizen hat Vor- und Nachteile, daher ist es wichtig, die Vorteile und Risiken abzuwägen, bevor du dich dafür entscheidest.

FAQ

F: Ist die Verwendung von KI für Besprechungsnotizen sicher?

A: Obwohl die Verwendung von KI für Besprechungsnotizen Zeit sparen und den Prozess effizienter machen kann, besteht die Gefahr, dass vertrauliche Informationen preisgegeben werden. Es ist wichtig, die Vorteile und Risiken abzuwägen, bevor du dich dafür entscheidest.

F: Kann ich Chat GPT verwenden, um andere Arten von Audio- oder Textdateien zusammenzufassen?

A: Ja, du kannst diese Methode immer dann verwenden, wenn du eine beliebige Audio- oder Textdatei zusammenfassen möchtest.

F: Fallen monatliche Gebühren an oder sind komplizierte Integrationen erforderlich, um diese KI-Tools zu verwenden?

A: Nein, diese KI-Tools können kostenlos verwendet werden und erfordern keine komplizierten Integrationen oder monatlichen Gebühren.