馃 Macros: Optimizando tu flujo de trabajo de atenci贸n al cliente
Como agente de atenci贸n al cliente, sabes que peque帽as ganancias de tiempo pueden sumar r谩pidamente. Por eso es importante optimizar tu flujo de trabajo tanto como sea posible. Una forma simple y efectiva de hacerlo es creando macros para solicitudes de soporte que puedan ser respondidas con una 煤nica respuesta est谩ndar. En este art铆culo, exploraremos qu茅 son las macros, c贸mo funcionan y c贸mo pueden beneficiar a tu equipo.
馃摑 脥ndice
– 驴Qu茅 son las macros?
– 驴C贸mo funcionan las macros?
– Macros personales vs. Macros compartidas
– Beneficios de usar macros
– Organizaci贸n de tus macros
– Mejores pr谩cticas para crear macros
– Pros y contras de usar macros
– C贸mo crear macros en tu software de atenci贸n al cliente
– Ejemplos de macros en acci贸n
– Conclusi贸n
驴Qu茅 son las macros?
Una macro es una respuesta o acci贸n preparada que un agente puede aplicar manualmente al crear o actualizar tickets en el soporte al cliente. A diferencia de los disparadores y automatizaciones, las macros solo contienen acciones, no condiciones. Esto significa que nada eval煤a autom谩ticamente los tickets para determinar si se debe aplicar una macro. En cambio, los agentes eval煤an los tickets y aplican las macros manualmente seg煤n sea necesario.
驴C贸mo funcionan las macros?
Las macros funcionan permitiendo a los agentes aplicar una respuesta o acci贸n preescrita a un ticket con un solo clic. Por ejemplo, si un agente recibe m煤ltiples tickets con el mismo problema, puede crear una macro que contenga una respuesta est谩ndar para ese problema. Luego, cuando reciba un nuevo ticket con el mismo problema, simplemente puede aplicar la macro al ticket, ahorrando tiempo y esfuerzo.
Macros personales vs. Macros compartidas
Existen dos tipos de macros: macros personales y macros compartidas. Las macros personales son creadas por un agente o administrador para su propio uso. Las macros compartidas son creadas por un administrador para m煤ltiples usuarios. Al crear macros para tu equipo, es importante pensar en lo que tu equipo hace repetidamente de forma manual. 驴Tus agentes est谩n escribiendo la misma respuesta en los tickets una y otra vez? 驴Est谩s tratando de crear un proceso de escalado m谩s fluido? 驴Quieres actualizar autom谩ticamente los campos del ticket? Al crear macros para estos flujos de trabajo, est谩s reduciendo mucho trabajo repetitivo para tu equipo, lo que resultar谩 en un tiempo de resoluci贸n de tickets m谩s corto y un equipo m谩s productivo.
Beneficios de usar macros
Hay muchos beneficios de usar macros en tu flujo de trabajo de atenci贸n al cliente. Aqu铆 hay solo algunos:
– Ahorra tiempo y esfuerzo para los agentes
– Reduce el trabajo repetitivo
– Aumenta la productividad
– Mejora el tiempo de resoluci贸n de tickets
– Proporciona consistencia en las respuestas
– Permite una f谩cil escalada y actualizaci贸n de campos
Organizaci贸n de tus macros
Algo importante a tener en cuenta es que si tus macros no est谩n organizadas de manera clara, las ventajas de eficiencia que pueden proporcionar ser谩n nulas. Si los agentes tienen que buscar en una lista larga para encontrar las macros adecuadas, no est谩n ahorrando tiempo. La organizaci贸n de las macros facilita su gesti贸n, lo que permite a tus agentes pasar m谩s tiempo resolviendo problemas de los usuarios finales y menos tiempo buscando la respuesta correcta. Para organizar tus macros, debes centrarte en la convenci贸n de nombres. Por ejemplo, puedes tener una macro llamada “facturaci贸n::reembolso” y otra llamada “facturaci贸n::devoluci贸n de pedido”. En este ejemplo, “facturaci贸n” es el contenedor donde vivir谩n tus macros, mientras que “reembolso” y “devoluci贸n de pedido” son los nombres de las macros individuales.
Mejores pr谩cticas para crear macros
Al crear macros, es importante seguir las mejores pr谩cticas para asegurarte de que sean efectivas y eficientes. Aqu铆 tienes algunos consejos:
– Mant茅n las macros simples y concisas
– Utiliza nombres claros y espec铆ficos
– Prueba las macros antes de usarlas
– Actualiza las macros seg煤n sea necesario
– Capacita a los agentes sobre c贸mo utilizar las macros de manera efectiva
Pros y contras de usar macros
Como cualquier herramienta, las macros tienen sus pros y contras. Aqu铆 tienes algunos a tener en cuenta:
Pros
– Ahorra tiempo y esfuerzo para los agentes
– Reduce el trabajo repetitivo
– Aumenta la productividad
– Mejora el tiempo de resoluci贸n de tickets
– Proporciona consistencia en las respuestas
– Permite una f谩cil escalada y actualizaci贸n de campos
Contras
– Las macros pueden volverse obsoletas si no se actualizan regularmente
– El uso excesivo de macros puede llevar a respuestas gen茅ricas
– Las macros pueden no ser efectivas para todos los tipos de tickets
C贸mo crear macros en tu software de atenci贸n al cliente
El proceso para crear macros variar谩 seg煤n el software de atenci贸n al cliente que utilices. Sin embargo, la mayor铆a de los programas tendr谩n un proceso similar. Aqu铆 est谩n los pasos generales:
1. Accede a la secci贸n de macros de tu software
2. Haz clic en “crear nueva macro”
3. Escribe el nombre y la descripci贸n de la macro
4. Escribe la respuesta o acci贸n de la macro
5. Prueba la macro
6. Guarda la macro
Ejemplos de macros en acci贸n
Aqu铆 tienes algunos ejemplos de macros en acci贸n:
– Un agente de atenci贸n al cliente recibe m煤ltiples tickets con el mismo problema. Crea una macro que contiene una respuesta est谩ndar para ese problema. Luego puede aplicar la macro a cada ticket, ahorrando tiempo y esfuerzo.
– Un equipo de atenci贸n al cliente desea crear un proceso de escalado m谩s fluido. Crea macros que escalen autom谩ticamente los tickets al equipo adecuado seg煤n el problema.
– Un equipo de atenci贸n al cliente desea actualizar autom谩ticamente los campos del ticket seg煤n el problema. Crea macros que actualicen los campos cuando se aplique la macro.
Conclusi贸n
Las macros son una herramienta poderosa para optimizar tu flujo de trabajo de atenci贸n al cliente. Al crear macros para tareas repetitivas, puedes ahorrar tiempo y esfuerzo para tus agentes, aumentar la productividad y mejorar el tiempo de resoluci贸n de tickets. Sin embargo, es importante seguir las mejores pr谩cticas y organizar tus macros de manera efectiva para asegurarte de que sean eficientes y efectivas. Con el enfoque correcto, las macros pueden cambiar el juego para tu equipo de atenci贸n al cliente.
馃専 Aspectos destacados
– Las macros son una respuesta o acci贸n preparada que un agente puede aplicar manualmente al crear o actualizar tickets en el soporte al cliente.