馃摎 脥ndice
1. Introducci贸n
2. 驴Qu茅 es Help Scout?
3. Funciones de Help Scout
– Bandeja de entrada compartida
– Carpetas personalizadas
– Estados de correo electr贸nico
– Asignaci贸n de correos electr贸nicos
– Carpeta cerrada
– Funci贸n de b煤squeda
– Detecci贸n de colisiones
– Conversaciones anteriores
– Propiedades del cliente
– Respuestas guardadas
– Documentaci贸n
– Flujos de trabajo manuales
– Flujos de trabajo autom谩ticos
– Configuraci贸n del buz贸n
– Beacon
– Mensajes
4. Beneficios de Help Scout
– Mayor eficiencia
– Mejora de la comunicaci贸n
– Mejor servicio al cliente
– Reducci贸n del volumen de correos electr贸nicos
5. Pros y contras de Help Scout
6. Aspectos destacados
7. Preguntas frecuentes
1. Introducci贸n
En el mundo acelerado de hoy, la comunicaci贸n es clave. Esto es especialmente cierto para las instituciones educativas que necesitan comunicarse regularmente con estudiantes, personal y exalumnos. Help Scout es una herramienta todo en uno que puede ayudar a las instituciones educativas a comunicarse de manera m谩s eficiente y efectiva con sus partes interesadas. En este art铆culo, exploraremos las caracter铆sticas de Help Scout, sus beneficios y sus pros y contras.
2. 驴Qu茅 es Help Scout?
Help Scout es una herramienta de comunicaci贸n que ofrece una bandeja de entrada de correo electr贸nico compartida para ayudar a los equipos a comunicarse con estudiantes, personal o exalumnos en un mismo lugar. Tambi茅n permite a las instituciones ofrecer chat en vivo y otras herramientas de ayuda, como un sitio de preguntas frecuentes. Help Scout est谩 dise帽ado para facilitar que varios miembros del equipo trabajen desde la misma bandeja de entrada simult谩neamente.
3. Funciones de Help Scout
Bandeja de entrada compartida
La bandeja de entrada compartida es la caracter铆stica principal de Help Scout. Permite que varios miembros del equipo trabajen desde la misma bandeja de entrada simult谩neamente. Esto significa que todos en el equipo pueden ver todos los correos electr贸nicos entrantes y responder a ellos seg煤n sea necesario.
Carpetas personalizadas
Help Scout viene con carpetas predeterminadas, pero los usuarios tambi茅n pueden crear carpetas personalizadas para organizar ciertos tipos de correos electr贸nicos. Las carpetas personalizadas funcionan como vistas personalizadas y brindan a los usuarios una forma sencilla de organizar ciertos tipos de correos electr贸nicos.
Estados de correo electr贸nico
Help Scout tiene cuatro estados de correo electr贸nico: activo, pendiente, asignado y cerrado. Activo es el estado predeterminado cuando llega un nuevo correo electr贸nico. Pendiente es un estado que se utiliza t铆picamente cuando un correo electr贸nico est谩 en espera. Los correos electr贸nicos asignados aparecen en la carpeta asignada de cada miembro del equipo. Los correos electr贸nicos cerrados se consideran resueltos y no se espera que se trabaje m谩s en ellos.
Asignaci贸n de correos electr贸nicos
Help Scout permite a los usuarios asignar correos electr贸nicos espec铆ficos a miembros individuales del equipo. Esta es una excelente manera de asegurarse de que todos en el equipo est茅n trabajando en los correos electr贸nicos m谩s importantes.
Carpeta cerrada
La carpeta cerrada muestra cualquier correo electr贸nico que se haya cerrado. Estos son correos electr贸nicos que se consideran resueltos y no se espera que se trabaje m谩s en ellos.
Funci贸n de b煤squeda
Help Scout tiene una funci贸n de b煤squeda que permite a los usuarios buscar correos electr贸nicos espec铆ficos seg煤n palabras en el cuerpo, el asunto o el per铆odo de tiempo.
Detecci贸n de colisiones
Help Scout tiene detecci贸n de colisiones, lo que ayuda a evitar que los miembros del equipo se pisen los unos a los otros. Si alguien m谩s en el equipo est谩 viendo un correo electr贸nico, los usuarios ver谩n un peque帽o tri谩ngulo para indicarlo.
Conversaciones anteriores
Help Scout permite a los usuarios ver otras veces en las que ellos o sus compa帽eros de equipo han comunicado con una persona. Esta es una excelente manera de tener todo el contexto necesario para responder a su correo electr贸nico actual.
Propiedades del cliente
Help Scout permite a los usuarios guardar informaci贸n personalizada sobre cualquier persona dentro de su cuenta de Help Scout. Esta informaci贸n se muestra al responder a un correo electr贸nico individual.
Respuestas guardadas
Help Scout tiene una funci贸n llamada respuestas guardadas, que permite a los usuarios crear plantillas para respuestas comunes a preguntas frecuentes. Esta es una excelente manera de garantizar la consistencia en las respuestas.
Documentaci贸n
Help Scout tiene una herramienta de base de conocimientos llamada Doc, que permite a los usuarios crear f谩cilmente un sitio de preguntas frecuentes. Una vez que se agregan art铆culos a la base de conocimientos, los usuarios pueden compartir f谩cilmente enlaces a esos art铆culos al responder a un correo electr贸nico.
Flujos de trabajo manuales
Los flujos de trabajo manuales ayudan a los usuarios a agrupar varias acciones para ejecutarlas a su comando. Esta es una excelente manera de manejar acciones repetitivas con un solo clic.
Flujos de trabajo autom谩ticos
Los flujos de trabajo autom谩ticos son m谩s complejos pero ahorrar谩n mucho tiempo a los equipos en su trabajo diario. Estos se pueden configurar en la configuraci贸n del buz贸n y se ejecutan autom谩ticamente seg煤n ciertas condiciones.
Configuraci贸n del buz贸n
Help Scout permite a los usuarios configurar m煤ltiples buzones con sus propias configuraciones distintas. Esto significa que los usuarios pueden ejecutar varios buzones diferentes en una cuenta de Help Scout.
Beacon
Beacon es un widget incrustable que se puede colocar en un sitio web. Tiene cuatro funciones principales: formulario de contacto, chat en vivo, art铆culos de ayuda y mensajes.
Mensajes
Mensajes es una parte de Beacon que permite a los usuarios enviar mensajes de manera proactiva a los visitantes del sitio web en lugar de esperar a que interact煤en primero con Beacon.
4. Beneficios de Help Scout
Mayor eficiencia
Help Scout puede ayudar a las instituciones educativas a aumentar su eficiencia al permitir que varios miembros del equipo trabajen desde la misma bandeja de entrada simult谩neamente. Esto significa que todos en el equipo pueden ver todos los correos electr贸nicos entrantes y responder a ellos seg煤n sea necesario.
Mejora de la comunicaci贸n
Help Scout puede mejorar la comunicaci贸n entre las instituciones educativas y sus partes interesadas al proporcionar una bandeja de entrada compartida, chat en vivo y otras herramientas de ayuda, como un sitio de preguntas frecuentes.
Mejor servicio al cliente
Help Scout puede ayudar a las instituciones educativas a brindar un mejor servicio al cliente al permitirles responder a los correos electr贸nicos de manera m谩s r谩pida y eficiente.
Reducci贸n del volumen de correos electr贸nicos
Help Scout puede ayudar a reducir el volumen de correos electr贸nicos al permitir a los usuarios crear respuestas guardadas y al proporcionar una herramienta de base de conocimientos llamada Doc.
5. Pros y contras de Help Scout
Pros
– La bandeja de entrada compartida permite que varios miembros del equipo trabajen desde la misma bandeja de entrada simult谩neamente
– Las carpetas personalizadas permiten a los usuarios organizar ciertos tipos de correos electr贸nicos