Inhaltsverzeichnis
1. Einführung
2. Vorbereitung Ihres Help-Scout-Kontos
3. Erstellen von Postfächern und benutzerdefinierten Feldern
4. Hinzufügen von Agenten und Deaktivieren von Benachrichtigungen
5. Help-Scout-Demo-Migration
6. Verbindung Ihrer Quellplattform
7. Migration von Knowledge-Base-Daten
8. Zuordnung von Gruppen und Agenten
9. Zuordnung von Ticket- und Artikel-Feldern
10. Anpassung Ihrer Help-Scout-Demo-Migration
11. Starten der Demo-Migration
12. Überprüfung der Migrationsergebnisse
13. Auswahl eines Support-Plans und Zahlung
Einführung
In diesem Artikel werden wir Sie durch den Prozess der Migration Ihrer Helpdesk-Daten zu Help Scout führen. Wir verstehen, dass die Datenmigration eine komplexe Aufgabe sein kann, aber mit Hilfe des automatisierten Datenimport-Tools können Sie sie schmerzlos bewältigen. Wir werden Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Tipps bereitstellen, um einen reibungslosen Migrationsprozess zu gewährleisten.
1. Vorbereitung Ihres Help-Scout-Kontos
Bevor Sie mit dem Migrationsprozess beginnen, ist es wichtig, Ihr Help-Scout-Konto vorzubereiten. Dies umfasst das Erstellen von Postfächern und benutzerdefinierten Feldern, die zur effektiven Organisation und Kategorisierung Ihrer Daten verwendet werden. Durch die Einrichtung dieser Elemente im Voraus können Sie den Migrationsprozess optimieren und einen nahtlosen Übergang sicherstellen.
2. Erstellen von Postfächern und benutzerdefinierten Feldern
Einer der ersten Schritte bei der Vorbereitung Ihres Help-Scout-Kontos besteht darin, Postfächer und benutzerdefinierte Felder zu erstellen. Postfächer dienen als Container für Ihre Kundenanfragen und Support-Tickets, so dass Sie sie effizient verwalten und darauf antworten können. Benutzerdefinierte Felder ermöglichen es Ihnen hingegen, spezifische Informationen zu erfassen, die einzigartig für Ihre Geschäftsanforderungen sind.
3. Hinzufügen von Agenten und Deaktivieren von Benachrichtigungen
Um eine reibungslose Migration zu gewährleisten, ist es entscheidend, Agenten von Ihrer Quellplattform zu Ihrem Help-Scout-Konto hinzuzufügen. Agenten sind die Personen, die für die Bearbeitung von Kundenanfragen und die Bereitstellung von Support verantwortlich sind. Durch das Hinzufügen von Agenten zu Help Scout können Sie einen nahtlosen Übergang der Verantwortlichkeiten während des Migrationsprozesses sicherstellen.
Zusätzlich wird empfohlen, Benachrichtigungen vorübergehend zu deaktivieren, um Unterbrechungen während der Migration zu vermeiden. Dies verhindert, dass Agenten während des Datenimports unnötige Benachrichtigungen erhalten.
4. Help-Scout-Demo-Migration
Um sich mit dem Migrationsprozess vertraut zu machen und sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert, bietet Help Scout eine Demo-Migrationsfunktion an. Dadurch können Sie einen kleinen Teil Ihrer Daten als Testlauf migrieren, bevor Sie die vollständige Migration starten. Es hilft Ihnen, potenzielle Probleme oder Diskrepanzen zu identifizieren und gibt Ihnen die Möglichkeit, Anpassungen vorzunehmen, falls erforderlich.
5. Verbindung Ihrer Quellplattform
Um den Migrationsprozess zu starten, müssen Sie Ihre aktuelle Helpdesk-Plattform mit Help Scout verbinden. Dies kann durch Bereitstellung der erforderlichen Anmeldeinformationen oder Anmeldung mit Ihrem Quellkonto erfolgen. Help Scout unterstützt verschiedene Quellplattformen, so dass es mit einer Vielzahl von Helpdesk-Systemen kompatibel ist.
6. Migration von Knowledge-Base-Daten
Wenn Sie eine Wissensdatenbank mit wertvollen Artikeln und Dokumentationen haben, können Sie diese Daten auch zu Help Scout migrieren. Indem Sie die erforderlichen Anmeldeinformationen für Ihre Wissensdatenbank bereitstellen, kann Help Scout die Artikel importieren und einen nahtlosen Übergang Ihres Wissensdatenbankinhalts sicherstellen.
7. Auswahl von Postfächern und Datensätzen zum Übertragen
Während des Migrationsprozesses haben Sie die Flexibilität, auszuwählen, welche Postfächer und Datensätze Sie zu Help Scout übertragen möchten. Dies ermöglicht es Ihnen, bestimmte Datensätze zu priorisieren oder irrelevante Informationen auszuschließen. Durch sorgfältige Auswahl der Postfächer und Datensätze können Sie eine fokussierte und effiziente Migration sicherstellen.
8. Zuordnung von Gruppen und Agenten
Bei der Migration von Gruppen von Ihrer Quellplattform zu Help Scout ist es wichtig, sie korrekt zuzuordnen. Dadurch bleibt die Gruppenstruktur intakt und Agenten werden den entsprechenden Gruppen in Help Scout zugeordnet. Ebenso müssen Sie Agentenprofile zuordnen, um einen nahtlosen Übergang der Verantwortlichkeiten sicherzustellen.
9. Zuordnung von Ticket- und Artikel-Feldern
Um Datenbeziehungen zu erhalten und eine genaue Migration sicherzustellen, müssen Sie Ticket- und Artikel-Felder zuordnen. Help Scout ermöglicht es Ihnen, sowohl Standard- als auch benutzerdefinierte Felder zuzuordnen, so dass Sie Ihre Datenstruktur mit dem System von Help Scout abstimmen können. Nehmen Sie sich die Zeit, um die Felder sorgfältig zuzuordnen, um Datenverluste oder Inkonsistenzen zu vermeiden.
10. Anpassung Ihrer Help-Scout-Demo-Migration
Help Scout bietet automatisierte Optionen zur Anpassung Ihrer Demo-Migration basierend auf den Fähigkeiten Ihrer Quell- und Zielplattformen. Diese Optionen können je nach den beteiligten Systemen variieren. Durch die Nutzung dieser automatisierten Optionen können Sie den Migrationsprozess an Ihre spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen anpassen.
11. Starten der Demo-Migration
Sobald Sie alle notwendigen Einstellungen und Zuordnungen konfiguriert haben, können Sie die Demo-Migration starten. Dieser Prozess verschiebt eine kleine Stichprobe Ihrer Daten, einschließlich Tickets und Artikeln, von Ihrem aktuellen Helpdesk zu Help Scout. Es ermöglicht Ihnen, die Migrationsergebnisse zu bewerten und sicherzustellen, dass alles wie erwartet funktioniert.
12. Überprüfung der Migrationsergebnisse
Nach Abschluss der Demo-Migration wird Ihnen eine Tabelle mit den Migrationsergebnissen angezeigt. Diese Tabelle enthält vier Spalten: alle verfügbaren Datensätze, migrierte Datensätze, fehlgeschlagene Datensätze und übersprungene Datensätze. Sie können Berichte für jede Kategorie herunterladen, um die Details der Migration zu überprüfen. Dieser Schritt ist entscheidend, um potenzielle Probleme oder Diskrepanzen zu identifizieren, die vor der vollständigen Migration behoben werden müssen.
13. Auswahl eines Support-Plans und Zahlung
Wenn Sie mit den Ergebnissen der Demo-Migration zufrieden sind, können Sie einen Support-Plan auswählen, der Ihren Anforderungen entspricht. Help Scout bietet verschiedene Pläne mit unterschiedlichen Funktionen und Preisoptionen an. Wählen Sie den Plan aus, der Ihren Anforderungen entspricht.