Wednesday, December 4, 2024

Wie man erfolgreich per E-Mail kommuniziert: IT-Kundendienst-Trainingsvideo

📧 E-Mail-Kommunikations-Best Practices fĂŒr Support-Profis

Als Support-Profi ist E-Mail wahrscheinlich die am hĂ€ufigsten genutzte Form der Kommunikation mit Ihren Kunden. Obwohl E-Mail eine effiziente Möglichkeit zur Kommunikation ist, berĂŒcksichtigt sie nicht menschliche Emotionen und kann eindimensional sein. Um sicherzustellen, dass Ihre Kunden wissen, dass Sie sich kĂŒmmern und wertvolle Unternehmens- und persönliche Zeit nicht verschwenden, ist es wichtig, mehrere wichtige Regeln zu befolgen, wenn Sie per E-Mail oder jeder anderen schriftlichen Form der Kommunikation kommunizieren.

1. Verwenden Sie eine beschreibende und spezifische Betreffzeile

Eine beschreibende und spezifische Betreffzeile zu verwenden, hilft Ihnen und dem Benutzer, diese bestimmte E-Mail-Konversation in der Zukunft zu identifizieren. Viele Support-Ticket-Systeme fĂŒgen automatisch eine Ticket-Nummer hinzu, aber wenn dies nicht der Fall ist, sollten Sie manuell eine Ticket-Nummer hinzufĂŒgen.

2. Personalisieren Sie Ihre Antwort

Eine Personalisierung Ihrer Antwort durch die Einbeziehung des Namens des Benutzers kann dazu beitragen, eine positive Beziehung zu Ihren Kunden aufzubauen.

3. Lesen Sie die ursprĂŒngliche E-Mail des Absenders erneut durch

Bevor Sie antworten, nehmen Sie sich die Zeit, um die ursprĂŒngliche E-Mail des Absenders erneut durchzulesen, um sicherzustellen, dass Sie alle Fragen beantworten und keine der Probleme in der E-Mail versehentlich ĂŒbersehen haben.

4. Gehen Sie niemals von Vorwissen aus

Gehen Sie niemals davon aus, dass der Kunde oder Endbenutzer ĂŒber ein bestimmtes Wissen verfĂŒgt. Es ist viel besser, zu grĂŒndlich zu sein, als notwendige Schritte auszulassen, weil Sie annehmen, dass die Person, die Ihre E-Mail erhĂ€lt, bereits etwas weiß.

5. Antizipieren Sie verwandte Probleme

Antizipieren Sie verwandte Probleme, die der Benutzer oder Kunde haben könnte, und fĂŒgen Sie Links zu Support-Seiten oder notwendigen Schritten hinzu, die der EmpfĂ€nger befolgen muss, wenn er auf verwandte Probleme stĂ¶ĂŸt.

6. Verwenden Sie AufzÀhlungszeichen

AufzĂ€hlungszeichen können es einfacher machen, Ihre Antworten zu lesen. Lange AbsĂ€tze sind schwer zu lesen und es ist einfach, wichtige Punkte in langen Textblöcken zu ĂŒbersehen.

7. Nummerieren Sie Ihre Schritte

Wenn Ihre Antwort Schritt-fĂŒr-Schritt-Anweisungen enthĂ€lt, stellen Sie sicher, dass Sie sie nummerieren. Wenn Sie solche Anweisungen von Grund auf neu erstellen, stellen Sie sicher, dass Sie sie testen, um sicherzustellen, dass Sie keine Schritte ausgelassen haben oder falsche Annahmen darĂŒber gemacht haben, wie die Schritte funktionieren sollten.

8. Verwenden Sie korrekte Grammatik

Zeigen Sie ProfessionalitĂ€t, indem Sie korrekte Grammatik verwenden und auf die Verwendung von Textnachrichten-AbkĂŒrzungen verzichten. Sie sind in Ordnung fĂŒr den persönlichen Gebrauch, haben aber wirklich keinen Platz im GeschĂ€ft.

9. Korrekturlesen Sie Ihre E-Mails

Zeigen Sie zusĂ€tzlich ProfessionalitĂ€t, indem Sie auf Bedeutung, Rechtschreibung, Grammatik und mechanische Fehler wie wiederholte TastenanschlĂ€ge oder falsche Autokorrektur korrekturlesen. Gewöhnen Sie sich daran, jede E-Mail vollstĂ€ndig erneut zu lesen, bevor Sie auf die Senden-Taste drĂŒcken.

10. Verwenden Sie Emoticons sparsam

Verwenden Sie Emoticons, um Emotionen auszudrĂŒcken oder zu klĂ€ren, aber seien Sie vorsichtig mit ihrer Übernutzung. Seien Sie auch sensibel, wer Ihre E-Mail lesen wird. Sie wĂŒrden wahrscheinlich zum Beispiel kein lĂ€chelndes Gesicht in einer E-Mail an den CEO oder andere FĂŒhrungskrĂ€fte Ihres Unternehmens setzen.

11. FĂŒgen Sie Ihre Kontaktinformationen hinzu

Stellen Sie sicher, dass Ihre Kontaktinformationen in jeder E-Mail enthalten sind. Automatisierte Signaturfunktionen und die meisten E-Mail-Programme machen dies einfach. FĂŒgen Sie Ihren Namen, Ihre Telefonnummer, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre BĂŒrozeiten und geeignete Links wie Ihre Unternehmens- oder Abteilungswebsite, Support-Seiten und alle arbeitsbezogenen sozialen Netzwerksites wie LinkedIn hinzu.

Durch die Befolgung dieser Best Practices können Sie Ihre E-Mail-KommunikationsfĂ€higkeiten verbessern und besseren Support fĂŒr Ihre Kunden bieten.

Pros

– Die Verwendung einer beschreibenden und spezifischen Betreffzeile hilft Ihnen und dem Benutzer, die E-Mail-Konversation in der Zukunft zu identifizieren.

– Eine Personalisierung Ihrer Antwort durch die Einbeziehung des Namens des Benutzers kann eine positive Beziehung zu Ihren Kunden aufbauen.

– Die Antizipation verwandter Probleme und die Einbeziehung von Links zu Support-Seiten oder notwendigen Schritten können Zeit und Frustration sowohl fĂŒr Sie als auch fĂŒr den Kunden sparen.

Cons

– Die Verwendung von Emoticons kann als unprofessionell angesehen werden, wenn sie ĂŒbermĂ€ĂŸig oder unangemessen verwendet werden.

– Das Korrekturlesen jeder E-Mail kann zeitaufwendig sein, aber es ist wichtig, Fehler und MissverstĂ€ndnisse zu vermeiden.

đŸ€” HĂ€ufig gestellte Fragen

F: Was soll ich tun, wenn ich eine E-Mail mit mehreren Fragen erhalte?

A: Nehmen Sie sich die Zeit, um jede Frage grĂŒndlich und in der richtigen Reihenfolge zu beantworten. Falls erforderlich, nummerieren Sie Ihre Antworten, um es dem EmpfĂ€nger zu erleichtern, ihnen zu folgen.

F: Soll ich AbkĂŒrzungen oder Textnachrichten-AbkĂŒrzungen in meinen E-Mails verwenden?

A: Nein, es ist am besten, korrekte Grammatik zu verwenden und AbkĂŒrzungen oder Textnachrichten-AbkĂŒrzungen in GeschĂ€ftse-Mails zu vermeiden.

F: Wie kann ich sicherstellen, dass meine E-Mails professionell sind?

A: Korrekturlesen Sie Ihre E-Mails auf Bedeutung, Rechtschreibung, Grammatik und mechanische Fehler. Verwenden Sie korrekte Grammatik und vermeiden Sie AbkĂŒrzungen oder Textnachrichten-AbkĂŒrzungen. Personalisieren Sie Ihre Antwort durch die Einbeziehung des Namens des Benutzers und fĂŒgen Sie in jeder E-Mail Ihre Kontaktinformationen hinzu.

F: Was soll ich tun, wenn ich eine E-Mail mit einem wĂŒtenden oder aufgebrachten Ton erhalte?

A: Atmen Sie tief durch und antworten Sie ruhig und professionell. Anerkennen Sie die Frustration des Benutzers und bieten Sie an, das Problem zu lösen.

🌟 Highlights

– Verwenden Sie eine beschreibende und spezifische Betreffzeile.

– Personalisieren Sie Ihre Antwort durch die Einbeziehung des Namens des Benutzers.

– Antizipieren Sie verwandte Probleme und fĂŒgen Sie Links zu Support-Seiten oder notwendigen Schritten hinzu.

– Verwenden Sie AufzĂ€hlungszeichen, um es einfacher zu machen, Ihre Antworten zu lesen.

– FĂŒgen Sie in jeder E-Mail Ihre Kontaktinformationen hinzu.

Ressourcen:

– https://www.surgicalscience.com/

– https://www.voc.ai/product/ai-chatbot