Wie man Zoho Sign verwendet: Dokumente unterschreiben, senden und verwalten

📝 Zoho Sign: Ein umfassender Leitfaden zur digitalen Signatursoftware für Unternehmen

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist Zeit von entscheidender Bedeutung. Die traditionelle Methode, Geschäftsdokumente mit Stift und Papier zu unterschreiben, ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch umständlich. Hier kommt Zoho Sign ins Spiel. Zoho Sign ist eine digitale Signatursoftwarelösung für Unternehmen, die die Art und Weise, wie Sie Geschäftsdokumente unterschreiben, vollständig verändert. Mit Zoho Sign können Sie sich von der endlosen Wartezeit verabschieden und den gesamten Unterschriftenprozess von überall aus durchführen. In diesem Artikel werden wir uns die Fähigkeiten von Zoho Sign genauer ansehen und wie Sie loslegen können.

📋 Inhaltsverzeichnis

– Einführung

– Vorteile von Zoho Sign

– Rechtliche Konformität

– Erste Schritte mit Zoho Sign

– Benutzer hinzufügen

– Rebranding

– Einrichten Ihrer Unterschrift

– Überprüfung der Domain-Eigentümerschaft

– Dokumente unterschreiben

– Selbst unterschreiben

– Vorlagen

– Formulare unterschreiben

– Dokumentenverwaltung

– Berichte

– Integrationen

– API

– Fazit

🚀 Vorteile von Zoho Sign

Zoho Sign bietet eine Reihe von Vorteilen für Unternehmen, darunter:

– Steigerung der Produktivität: Mit Zoho Sign können Sie in wenigen Minuten zusammenarbeiten und Geschäfte abschließen, was Ihnen Zeit spart und die Produktivität steigert.

– Rechtlich bindende Dokumente: Mit Zoho Sign unterzeichnete Dokumente sind rechtlich bindend und haben den gleichen Wert wie handschriftliche Dokumente für die meisten geschäftlichen und persönlichen Transaktionen weltweit.

– Globale Konformität: Zoho Sign erfüllt die Anforderungen des E-Sign Act in den Vereinigten Staaten, des PIP DA in Kanada, der EIDAS-Verordnungen in der Europäischen Union, des ACTA in Afrika und des ITA 2000 in Indien sowie der verschiedenen elektronischen Transaktionsgesetze in Australien und Südostasien.

– Fortgeschrittene elektronische Signatur: Zoho Sign bietet fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) und qualifizierte elektronische Signatur (QES) in Zusammenarbeit mit Vertrauensdiensteanbietern.

– Sicher: Zoho Sign bietet höchste Maßnahmen zur Einhaltung von Vorschriften und ist daher eine sichere Option für Unternehmen.

– Anpassbar: Zoho Sign ermöglicht es Ihnen, Ihr Firmenlogo hinzuzufügen und die von Zoho Sign gesendeten E-Mails an Ihre Markenidentität anzupassen.

📝 Rechtliche Konformität

Zoho Sign hilft Ihnen, Dokumente grenzüberschreitend mit Vertrauen zu unterschreiben, indem es höchste Maßnahmen zur Einhaltung von Vorschriften bietet. Es bietet fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) und qualifizierte elektronische Signatur (QES) in Zusammenarbeit mit Vertrauensdiensteanbietern. Benutzer können auch Dokumente mit Adar E-Sign in Indien und mit Sync Pass in Singapur unterschreiben. Für Benutzer in regulierten Branchen besteht sogar die Möglichkeit, Dokumente mit USB-Token und PF-Effektdateien zu unterschreiben.

🏁 Erste Schritte mit Zoho Sign

Der erste Schritt, um mit Zoho Sign zu beginnen, besteht darin, ein Zoho Sign-Konto zu erstellen. Sie können ganz einfach ein Konto von unserer Startseite aus erstellen, indem Sie den dortigen Anweisungen folgen, und dann andere Benutzer einladen, dem Konto beizutreten. Wenn Sie in der Europäischen Union oder in Indien ansässig sind, stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Konto von unserem EU- oder Indien-Portal aus erstellen.

👥 Benutzer hinzufügen

Der nächste Schritt beim Einstieg besteht darin, Konten für andere Benutzer zu erstellen, die Zoho Sign verwenden werden. Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Benutzer zu Zoho Sign hinzuzufügen: Erstens, indem Sie eine E-Mail-Einladung an Benutzer senden, indem Sie die Schaltfläche “Benutzer hinzufügen” auf der Benutzerseite verwenden, und zweitens, indem Sie Benutzer aus cloudbasierten Office-Lösungen wie G Suite und Office 365 importieren. Sobald Sie Benutzer hinzugefügt haben, können Sie ihnen eine Rolle zuweisen. In Zoho Sign gibt es zwei vordefinierte Rollen: Administrator und Benutzer. Benutzer, die als Administrator bezeichnet sind, können als Administrator für Zoho Sign fungieren und allgemeine Administrationsaufgaben wie das Hinzufügen oder Entfernen von Benutzern, das Ändern von Regeln, das Erstellen von Vorlagen und das Erstellen von unterschriebenen Formularen durchführen. Benutzer, die als Benutzer bezeichnet sind, können keine Administrationsaufgaben ausführen.

🎨 Rebranding

Als Nächstes können Sie Ihr Firmenlogo hinzufügen und die von Zoho Sign gesendeten E-Mails an Ihre Markenidentität anpassen. Gehen Sie zur Seite “Organisation Details”, um Ihren Firmennamen, Ihre Adresse und Ihr Logo hinzuzufügen. Verwenden Sie die Seite “E-Mail-Vorlagen” unter den Administrator-Einstellungen, um die von dem Produkt gesendeten E-Mails anzupassen.

🖋️ Einrichten Ihrer Unterschrift

Sie können Ihre Unterschrift anpassen, indem Sie zu “Einstellungen” und “Profil” im linken Navigationsbereich navigieren. Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol neben dem Feld “Unterschrift” und “Initialen”. Ihre Unterschrift kann auf drei Arten hinzugefügt werden: Tippen Sie sie ein und wählen Sie einen Stil, der Ihnen gefällt, zeichnen Sie sie selbst oder laden Sie ein Bild Ihrer Unterschrift hoch.

🔒 Überprüfung der Domain-Eigentümerschaft

Dieser Schritt ist optional. Wenn Sie möchten, dass E-Mails, die von Zoho Sign ausgelöst werden, anstelle der E-Mail-Adresse von Zoho Sign mit der E-Mail-Adresse Ihrer Organisation oder des Absenders gesendet werden, müssen Sie den Prozess zur Überprüfung der Domain-Eigentümerschaft auf der Kontoeinstellungsseite abschließen. Dadurch wird sichergestellt, dass die von Zoho Sign gesendete E-Mail von Maildienstanbietern nicht als Spam markiert wird.

📝 Dokumente unterschreiben

Es kann zeitaufwendig sein, Geschäftsdokumente wie Bestellungen, Verkaufsvereinbarungen und Geheimhaltungsvereinbarungen von anderen unterschreiben zu lassen. Mit der Funktion “Senden zur Unterschrift” können Sie Ihr Dokument in wenigen Minuten unterschreiben lassen. Angenommen, Sie müssen Ihre Verkaufsvereinbarung von Ihrem Kunden unterschreiben lassen. Zuerst wählen Sie die Option “Senden zur Unterschrift” auf der Seite “Unterschreiben”. Jetzt können Sie die Verkaufsvereinbarung von Ihrem Computer hochladen oder das Dokument mithilfe des Cloud-Pickers aus Ihrem Cloud-Dienst importieren. Nach dem Hochladen des Dokuments können Sie dessen Namen ändern, die Tage für den Abschluss des Unterschriftenprozesses, die Gültigkeit des Dokuments, den Ordner und die Beschreibung konfigurieren. Anschließend können Sie Empfänger mithilfe der E-Mail-Adresse und des Namens hinzufügen. Empfänger können ein Dokument unterschreiben, eine Kopie des Dokuments erhalten oder das Dokument persönlich unterschreiben. Sie können auch jedem Empfänger einen privaten Knoten hinzufügen und zusätzliche Authentifizierung per E-Mail oder SMS für die Sicherheit aktivieren. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche “Anpassen” neben dem Dropdown-Menü “Liefermodus”. Dadurch wird ein Popup-Fenster geöffnet, in dem Sie Details wie den privaten Knoten, den Authentifizierungscode, die Zustellmethode, die E-Mail und die Benutzeroberflächensprache eingeben können. Bei Bedarf können Sie ein