Índice
1. Introdução
2. Desafios de gerir múltiplas caixas de entrada
3. Configurar acesso delegado a caixas de entrada partilhadas
4. Dicas para gerir eficientemente caixas de entrada delegadas
– 4.1 Fixar separadores de caixa de entrada
– 4.2 Ativar ícone de e-mail não lido
– 4.3 Notificações no ambiente de trabalho
– 4.4 Utilizar etiquetas para gestão de e-mails
5. Trabalhar em múltiplas caixas de entrada
6. Configurar notificações para novos e-mails
7. Reivindicar e-mails aplicando etiquetas
8. Utilizar filtros para gerir caixas de entrada com baixo tráfego
9. Conclusão
Introdução
No mundo digital acelerado de hoje, gerir e-mails recebidos em múltiplas caixas de entrada pode ser uma tarefa desafiadora. Como membro da equipa de suporte, é crucial detetar e responder rapidamente a consultas recebidas para cumprir o seu SLA (Acordo de Nível de Serviço) alvo. No entanto, lidar simultaneamente com várias caixas de entrada e manter o controlo de e-mails não lidos pode ser esmagador. Neste artigo, exploraremos estratégias e dicas eficazes para gerir eficientemente múltiplas caixas de entrada delegadas, garantindo que permaneça organizado e responsivo.
Desafios de gerir múltiplas caixas de entrada
Antes de mergulharmos nas dicas e técnicas, vamos entender os desafios associados à gestão de múltiplas caixas de entrada. Quando tem várias caixas de entrada para gerir, torna-se essencial encontrar uma abordagem simplificada que permita priorizar e responder prontamente. Alguns desafios comuns incluem:
– Detetar consultas recebidas em múltiplas caixas de entrada
– Gerir várias palavras-passe para diferentes caixas de entrada
– Trabalhar simultaneamente com outros membros da equipa de suporte
– Manter o controlo de e-mails não lidos e cumprir SLAs
Agora que estamos cientes dos desafios, vamos explorar como superá-los e otimizar a gestão da sua caixa de entrada.
Configurar acesso delegado a caixas de entrada partilhadas
O acesso delegado a caixas de entrada partilhadas simplifica o processo de gerir múltiplas caixas de entrada. Este acesso pode ser configurado pelo seu administrador ou concedido por outro utilizador. A vantagem do acesso delegado é que pode aceder à caixa de entrada partilhada através da sua própria conta, eliminando a necessidade de gerir várias palavras-passe. Para aceder a uma caixa de entrada delegada, siga estes passos:
1. Clique no seu avatar no topo da caixa de entrada.
2. Procure as caixas de entrada delegadas disponíveis para si.
3. Clique na caixa de entrada desejada para abri-la numa nova separador.
Ao configurar o acesso delegado, pode navegar eficientemente entre diferentes caixas de entrada e concentrar-se em fornecer um excelente suporte ao cliente.
Dicas para gerir eficientemente caixas de entrada delegadas
4.1 Fixar separadores de caixa de entrada
Para garantir fácil acesso às suas caixas de entrada delegadas, é recomendável fixar os separadores da caixa de entrada. Ao fixar os separadores, pode mantê-los visíveis e organizados. Eis como pode fixar os separadores da sua caixa de entrada:
1. Clique com o botão direito do rato no separador da caixa de entrada que deseja fixar.
2. Selecione a opção “Fixar” no menu de contexto.
Ao fixar os separadores da sua caixa de entrada, pode alternar rapidamente entre diferentes caixas de entrada sem perder o controlo de e-mails importantes.
4.2 Ativar ícone de e-mail não lido
É crucial identificar quando uma nova mensagem chega numa das suas caixas de entrada. Ativar o ícone de e-mail não lido fornece um indicador visual de e-mails não lidos, permitindo-lhe priorizar as suas respostas. Para ativar o ícone de e-mail não lido, siga estes passos:
1. Aceda ao menu de configurações e selecione a aba “Avançado”.
2. Procure a opção rotulada “Ícone de Mensagem Não Lida” e ative-a.
3. Guarde as suas alterações.
Uma vez ativado, verá um indicador numérico no cabeçalho do separador, indicando o número de e-mails não lidos na caixa de entrada. Esta funcionalidade ajuda-o a manter-se atualizado sobre os seus e-mails recebidos e a responder prontamente.
4.3 Notificações no ambiente de trabalho
Para garantir que nunca perde um e-mail importante, é benéfico ativar notificações no ambiente de trabalho. Estas notificações alertam-no quando um novo e-mail chega na sua caixa de entrada, mesmo que não esteja a trabalhar ativamente nela. Para ativar notificações no ambiente de trabalho, siga estes passos:
1. Aceda ao menu de configurações gerais.
2. Procure a opção para ativar “Notificações de Novo E-mail”.
3. Selecione a opção para exibir notificações pop-up no seu ambiente de trabalho.
4. Personalize o som da notificação, se desejar.
5. Guarde as alterações.
Ao ativar notificações no ambiente de trabalho, pode manter-se informado sobre os seus e-mails recebidos e responder prontamente, mesmo quando está a trabalhar em outras tarefas.
4.4 Utilizar etiquetas para gestão de e-mails
As etiquetas são uma ferramenta poderosa para gerir eficazmente os seus e-mails recebidos. Ao aplicar etiquetas aos e-mails, pode categorizá-los e priorizá-los com base na sua importância ou urgência. Eis como pode utilizar etiquetas para gestão de e-mails:
1. Aceda à caixa de entrada delegada em que deseja trabalhar.
2. Aplique uma etiqueta a cada e-mail, indicando o reclamante ou qualquer outra informação relevante.
3. As etiquetas fornecem um indicador visual aos outros administradores da caixa de entrada de que o e-mail foi reclamado.
4. Proceda para responder ao e-mail ou tomar a ação apropriada.
O uso de etiquetas ajuda-o a manter-se organizado e garante uma colaboração eficiente dentro da sua equipa de suporte.
Trabalhar em múltiplas caixas de entrada
Em algumas funções, pode precisar de trabalhar em múltiplas caixas de entrada, incluindo a sua, ao longo do dia. Para se preparar para o sucesso, siga estes passos:
1. Fixe os separadores da caixa de entrada de todas as caixas de entrada em que precisa de trabalhar.
2. Ative o ícone de e-mail não lido e as notificações no ambiente de trabalho para cada caixa de entrada.
3. Utilize etiquetas para gerir e priorizar e-mails em diferentes caixas de entrada.
4. Verifique e responda regularmente aos e-mails em cada caixa de entrada, garantindo um suporte ao cliente atempado.
Ao seguir estes passos, pode gerir eficazmente múltiplas caixas de entrada e fornecer um serviço excepcional ao cliente.
Configurar notificações para novos e-mails
Para garantir que nunca perde um e-mail importante, é crucial configurar notificações para novos e-mails. Ao receber notificações oportunas, pode responder prontamente a consultas de clientes e cumprir os seus SLAs. Eis como pode configurar notificações:
1. Aceda ao menu de configurações e navegue até às opções de notificação.
2. Ative as notificações para novos e-mails em cada uma das suas caixas de entrada delegadas.