📞 Indicaciones de llamada: Una guía completa para dirigir llamadas en tu organización
A medida que las empresas crecen, también lo hace el volumen de llamadas que reciben. Puede ser un desafío gestionar estas llamadas y asegurarse de que se dirijan a la persona o departamento adecuado. Aquí es donde entran en juego las indicaciones de llamada. Las indicaciones de llamada ayudan a dirigir las llamadas a las personas de tu organización que pueden ayudar con un problema o pregunta en particular. En este artículo, profundizaremos en las indicaciones de llamada y te mostraremos cómo configurarlas en tu organización.
Tabla de contenidos
– Introducción
– ¿Qué son las indicaciones de llamada?
– Creación de un equipo para la cola de llamadas
– Creación de una cuenta de recurso
– Licenciar la cuenta de recurso
– Obtener un número de teléfono para la cuenta de recurso
– Creación de la cola de llamadas
– Configuración de la cola de llamadas
– Realizar llamadas desde la cola de llamadas
– Ventajas y desventajas de las indicaciones de llamada
– Aspectos destacados
– Preguntas frecuentes
Introducción
A medida que las empresas crecen, también lo hace el volumen de llamadas que reciben. Puede ser un desafío gestionar estas llamadas y asegurarse de que se dirijan a la persona o departamento adecuado. Aquí es donde entran en juego las indicaciones de llamada. Las indicaciones de llamada ayudan a dirigir las llamadas a las personas de tu organización que pueden ayudar con un problema o pregunta en particular. En este artículo, profundizaremos en las indicaciones de llamada y te mostraremos cómo configurarlas en tu organización.
¿Qué son las indicaciones de llamada?
Las indicaciones de llamada son una función de Microsoft Teams que te permite dirigir las llamadas a las personas de tu organización que pueden ayudar con un problema o pregunta en particular. Las indicaciones de llamada se distribuyen una a la vez a las personas en su cola, que se conocen como agentes. Los agentes pueden ser miembros de un equipo o individuos asignados a una cola de llamadas. Cuando llega una llamada, se dirige al siguiente agente disponible en la cola.
Creación de un equipo para la cola de llamadas
El primer paso para configurar una cola de llamadas es crear un equipo para la cola de llamadas. Para hacer esto, inicia sesión en Microsoft Teams y haz clic en el icono de suma en la página de inicio de sesión. Luego, haz clic en “Crear un equipo” y ponle un nombre al equipo. Por ejemplo, si estás configurando una cola de llamadas para solicitudes de soporte, podrías llamar al equipo “Cola de soporte”.
Creación de una cuenta de recurso
El siguiente paso es crear una cuenta de recurso. Una cuenta de recurso es un tipo de cuenta de usuario que se utiliza para representar un recurso físico, como una sala de conferencias o una cola de llamadas. Para crear una cuenta de recurso, ve al centro de administración de Teams y haz clic en “Mostrar todo”. Luego, haz clic en “Teams” y desplázate hasta “Cuenta de recurso”. Ponle un nombre a la cuenta de recurso, como “Cuenta de recurso de soporte”, y una dirección de correo electrónico. Luego, selecciona “Cola de llamadas” como tipo de cuenta de recurso y haz clic en “Guardar”.
Licenciar la cuenta de recurso
Una vez que hayas creado la cuenta de recurso, debes licenciarla. Para hacer esto, ve al centro de administración de Microsoft 365 y haz clic en “Usuarios activos”. Encuentra la cuenta de recurso que acabas de crear y haz clic en ella. Luego, haz clic en “Licencias y aplicaciones” y asigna la licencia “Sistema telefónico de Microsoft Teams” a la cuenta de recurso.
Obtener un número de teléfono para la cuenta de recurso
El siguiente paso es obtener un número de teléfono para la cuenta de recurso. Para hacer esto, vuelve al centro de administración de Teams y haz clic en “Voz” y luego en “Números de teléfono”. Haz clic en “Agregar” y describe el número de teléfono que deseas. Selecciona la región y el tipo de número de teléfono, y luego selecciona “Cola de llamadas” como tipo de suscriptor de usuario. Elige un número de teléfono de las opciones disponibles y haz clic en “Realizar pedido”.
Creación de la cola de llamadas
Ahora que has creado el equipo, la cuenta de recurso y has obtenido un número de teléfono, puedes crear la cola de llamadas. Para hacer esto, vuelve al centro de administración de Teams y haz clic en “Voz” y luego en “Colas de llamadas”. Haz clic en “Agregar” y ponle un nombre a la cola de llamadas, como “Cola de llamadas de soporte”. Agrega la cuenta de recurso que creaste anteriormente a la cola de llamadas y haz clic en “Agregar”.
Configuración de la cola de llamadas
Una vez que hayas creado la cola de llamadas, debes configurarla. Haz clic en la cola de llamadas que acabas de crear y selecciona “Editar”. Establece el idioma de la cola de llamadas y elige si los agentes pueden realizar llamadas salientes utilizando el número de teléfono de la cuenta de recurso. Elige el equipo que creaste anteriormente y selecciona el canal que deseas agregar. Elige el modo de conferencia y el método de enrutamiento de llamadas. Establece el número máximo de llamadas que pueden estar en la cola y el tiempo de espera de la llamada. Elige qué sucede cuando la llamada se agota y aplica la configuración solo a las nuevas llamadas. Por último, haz clic en “Enviar”.
Realizar llamadas desde la cola de llamadas
Una vez que hayas configurado la cola de llamadas, los agentes pueden comenzar a recibir llamadas. Cuando llega una llamada, se dirige al siguiente agente disponible en la cola. Los agentes pueden realizar llamadas salientes utilizando el número de teléfono de la cuenta de recurso.
Ventajas y desventajas de las indicaciones de llamada
Ventajas:
– Las indicaciones de llamada ayudan a dirigir las llamadas a la persona o departamento adecuado.
– Los agentes pueden realizar llamadas salientes utilizando el número de teléfono de la cuenta de recurso.
– Las indicaciones de llamada se pueden configurar para satisfacer las necesidades de tu organización.
Desventajas:
– Las indicaciones de llamada pueden ser complejas de configurar.
– Los agentes deben tener habilitada la voz empresarial para atender llamadas de la cola de llamadas.
Aspectos destacados
– Las indicaciones de llamada ayudan a dirigir las llamadas a las personas de tu organización que pueden ayudar con un problema o pregunta en particular.
– Para configurar una cola de llamadas, debes crear un equipo, una cuenta de recurso, obtener un número de teléfono y crear la cola de llamadas.
– Los agentes pueden realizar llamadas salientes utilizando el número de teléfono de la cuenta de recurso.
– Las indicaciones de llamada se pueden configurar para satisfacer las necesidades de tu organización.
Preguntas frecuentes
P: ¿Qué es una cola de llamadas?
R: Una cola de llamadas es una función de Microsoft Teams que te permite dirigir las llamadas a las personas de tu organización que pueden ayudar con un problema o pregunta en particular.
P: ¿Cómo configuro una cola de llamadas?
R: Para configurar una cola de llamadas, debes crear un equipo, una cuenta de recurso, obtener un número de teléfono y crear la cola de llamadas.
P: ¿Los agentes pueden realizar llamadas salientes utilizando el número de teléfono de la cuenta de recurso?