Tabla de contenidos
1. Introducción
2. La importancia de la gestión del conocimiento
– 2.1 Beneficios de la gestión del conocimiento
– 2.2 Identificación de brechas de habilidades
– 2.3 Seguridad de datos
3. Tipos de conocimiento
– 3.1 Conocimiento táctico
– 3.2 Conocimiento implícito
– 3.3 Conocimiento explícito
4. El proceso de gestión del conocimiento
– 4.1 Creación de conocimiento
– 4.2 Almacenamiento de conocimiento
– 4.3 Compartir conocimiento
5. Herramientas de gestión del conocimiento
– 5.1 Sistema de gestión de contenido (CMS)
– 5.2 Sistema de gestión de documentos (DMS)
– 5.3 Almacén de datos
6. Beneficios adicionales de la gestión del conocimiento
– 6.1 Toma de decisiones más rápida
– 6.2 Mejora de la productividad
– 6.3 Incorporación y capacitación
– 6.4 Portales de soporte de autoservicio al cliente
7. Conclusión
8. Preguntas frecuentes (FAQ)
**La importancia de la gestión del conocimiento**
La gestión del conocimiento desempeña un papel crucial en las organizaciones al facilitar la creación, el almacenamiento y el intercambio de información valiosa. No solo ayuda a preservar la memoria institucional, sino que también mejora la eficiencia operativa, fomenta la colaboración e identifica brechas de habilidades. En este artículo, exploraremos la importancia de la gestión del conocimiento y sus diversos aspectos.
**Beneficios de la gestión del conocimiento** 🌟
La gestión del conocimiento ofrece varias ventajas a las empresas. Veamos algunos de los beneficios clave:
**Identificación de brechas de habilidades** ❓
Al documentar el conocimiento implícito y táctico, las prácticas de gestión del conocimiento pueden revelar brechas en las competencias fundamentales entre los equipos. Esta información es invaluable al desarrollar planes de capacitación o determinar la necesidad de contratar nuevos recursos. La identificación de brechas de habilidades permite a las organizaciones abordar áreas que requieren mejora y mejorar el rendimiento general del equipo.
**Seguridad de datos** 🔒
Los sistemas de gestión del conocimiento brindan control sobre la seguridad de los documentos y los permisos de visualización. Las organizaciones pueden personalizar los niveles de acceso para garantizar que la información se comparta solo con personas autorizadas o a través de canales apropiados. Esto ayuda a proteger los datos confidenciales y mantener los estándares de seguridad de datos.
**Tipos de conocimiento**
El conocimiento se puede categorizar en tres tipos principales: táctico, implícito y explícito. Comprender estas distinciones es crucial para una gestión efectiva del conocimiento.
**Conocimiento táctico** 🧠
El conocimiento táctico se adquiere a través de la experiencia y la intuición. Engloba habilidades como el liderazgo y la capacidad de reconocer expresiones faciales. El conocimiento táctico es difícil de codificar o escribir, ya que está arraigado en la experiencia de las personas.
**Conocimiento implícito** 🤔
El conocimiento implícito se refiere al saber hacer que no se ha documentado formalmente. Este tipo de conocimiento existe en la mente de las personas, como el conocimiento que Bob poseía antes de su jubilación. El conocimiento implícito se puede capturar utilizando herramientas y procesos adecuados, lo que lo hace accesible para otros dentro de la organización.
**Conocimiento explícito** 📚
El conocimiento explícito es información que se captura y documenta explícitamente en diversas formas, como manuales, informes, documentos técnicos y estudios de casos. Está fácilmente disponible y se puede almacenar en bases de datos o repositorios de conocimiento. El conocimiento explícito forma la base de un sistema de gestión del conocimiento.
**El proceso de gestión del conocimiento**
La gestión del conocimiento implica tres etapas principales: creación de conocimiento, almacenamiento de conocimiento y compartición de conocimiento. Exploraremos cada etapa en detalle.
**Creación de conocimiento** 🌱
En la etapa de creación de conocimiento, las organizaciones identifican y documentan el conocimiento existente o nuevo que desean difundir en toda la empresa. Esta etapa implica capturar ideas valiosas, lecciones aprendidas y mejores prácticas. La creación efectiva de conocimiento garantiza que el conocimiento no se pierda cuando los empleados abandonan la organización.
**Almacenamiento de conocimiento** 🗄️
El almacenamiento de conocimiento implica el uso de un sistema de tecnología de la información, como un sistema de gestión de contenido (CMS) o un sistema de gestión de documentos (DMS), para alojar y organizar el conocimiento organizacional. Estos sistemas proporcionan un repositorio centralizado para almacenar y recuperar información, asegurando un fácil acceso para los empleados.
**Compartir conocimiento** 🤝
La etapa final de la gestión del conocimiento es el intercambio de conocimiento. Esta etapa se centra en comunicar procesos y herramientas para compartir conocimiento en toda la organización. Al hacer que el conocimiento sea fácilmente accesible para los empleados, las organizaciones pueden fomentar la colaboración, mejorar la toma de decisiones y aumentar la productividad.
**Herramientas de gestión del conocimiento**
Existen varias herramientas y sistemas que respaldan los esfuerzos de gestión del conocimiento. Veamos algunas de ellas:
**Sistema de gestión de contenido (CMS)**
Un sistema de gestión de contenido (CMS) es una aplicación que administra el contenido web. Permite a los usuarios finales editar y publicar contenido, incluidos documentos, preguntas frecuentes, audio y video. Los CMS se pueden alojar en sitios web públicos para el consumo de los clientes o en intranets para uso interno.
**Sistema de gestión de documentos (DMS)**
Los sistemas de gestión de documentos (DMS) van más allá de la gestión de contenido web. Actúan como sistemas de almacenamiento centralizados para documentos digitales, como PDF, imágenes y archivos de procesamiento de texto. Los DMS son una solución ideal para almacenar guías de procedimientos, lecciones aprendidas y otros documentos importantes.
**Almacén de datos**
Un almacén de datos recopila datos de diversas fuentes en un único repositorio de datos coherente. Admite el análisis de datos, la minería de datos, la inteligencia artificial y el aprendizaje automático. Los almacenes de datos permiten a las empresas obtener información valiosa y tomar decisiones basadas en datos.
**Beneficios adicionales de la gestión del conocimiento**
Además de los beneficios principales mencionados anteriormente, la gestión del conocimiento ofrece ventajas adicionales que contribuyen al éxito organizacional.
**Toma de decisiones más rápida** ⏱️
Con un acceso fácil a información relevante, la gestión del conocimiento permite una toma de decisiones más rápida.