馃摑 Digitalizando y automatizando la recopilaci贸n de datos y firmas rutinarias con Zoho Sign y Zoho Forms
隆Bienvenidos a todos! Gracias por sacar tiempo de su apretada agenda para unirse a nosotros. Soy Subashni, una especialista en marketing de productos de Zoho Sign, y hoy discutiremos c贸mo podemos digitalizar y automatizar la recopilaci贸n de datos y firmas rutinarias con Zoho Sign y Zoho Forms. Hoy me acompa帽a Sayanal, nuestro especialista en marketing de productos senior y ingeniero de soporte de desarrollo de Zoho Forms, quien estar谩 disponible para responder cualquier pregunta que puedan tener. Al final de esta sesi贸n, tendr谩n una mejor comprensi贸n de c贸mo estas dos poderosas herramientas pueden trabajar juntas de manera fluida para agilizar sus procesos y mejorar su flujo de trabajo.
Antes de comenzar, perm铆tanme proporcionarles una breve descripci贸n general de la agenda de hoy. Comenzaremos discutiendo las dificultades con la documentaci贸n en papel, enfatizando las ineficiencias y dificultades que conlleva un enfoque tradicional con bol铆grafo y papel. A continuaci贸n, demostrar茅 el proceso de creaci贸n de plantillas en Zoho Sign, la construcci贸n de formularios en Zoho Forms, la integraci贸n de Sign y Zoho Forms, el env铆o de documentos o firmas a trav茅s de esta integraci贸n y la generaci贸n de informes para el formulario creado, todo dentro del contexto de un caso de uso de la industria. Tambi茅n exploraremos c贸mo funciona esta integraci贸n desde la perspectiva del usuario final.
Tabla de contenidos:
1. Introducci贸n
2. Dificultades con la documentaci贸n en papel
3. 驴Qu茅 son las firmas digitales?
4. Beneficios de las firmas digitales
5. Zoho Sign: un software de firma digital
6. Zoho Forms: un potente creador de formularios en l铆nea
7. Integraci贸n de Zoho Sign y Zoho Forms
8. Compartir e incrustar formularios de Zoho
9. Uso de la integraci贸n de Zoho Sign y Zoho Forms
10. Creaci贸n de informes en Zoho Forms
11. Conclusi贸n
Introducci贸n
En la era digital actual, las empresas buscan constantemente formas de agilizar sus procesos y mejorar su flujo de trabajo. Un 谩rea que ha experimentado mejoras significativas es la recopilaci贸n de datos y firmas rutinarias. Con la llegada de las firmas digitales y los formularios en l铆nea, las empresas ahora pueden digitalizar y automatizar estos procesos, ahorrando tiempo y aumentando la productividad.
Dificultades con la documentaci贸n en papel
La documentaci贸n tradicional en papel puede ser agotadora e ineficiente. Implica imprimir documentos, firmarlos f铆sicamente, enviarlos por correo a los destinatarios, recopilar firmas y gestionarlos, lo que resulta en un proceso lento e ineficiente que reduce la productividad. Si est谩s cansado del enfoque convencional con bol铆grafo y papel, la soluci贸n es cambiar a firmas digitales. Al utilizar firmas digitales, puedes agilizar r谩pidamente todo este proceso y manejar todos tus documentos en un sistema digital centralizado y de f谩cil acceso.
驴Qu茅 son las firmas digitales?
Las firmas digitales, tambi茅n conocidas como firmas electr贸nicas, son una alternativa contempor谩nea a las firmas manuscritas tradicionales. Las firmas digitales son confiables, brindan una mayor seguridad y no pueden ser f谩cilmente manipuladas como las firmas manuscritas. Utilizan certificados de firma digital que est谩n vinculados a la identidad del firmante, lo que las hace m谩s seguras. Las firmas digitales permiten a los firmantes adjuntar una huella digital a un documento, que funciona como un sello. Si el documento firmado se modifica o se manipula, el documento se vuelve inv谩lido. Las firmas digitales tambi茅n tienen validez legal y tienen el mismo estatus legal que las firmas manuscritas en la mayor铆a de los pa铆ses.
Beneficios de las firmas digitales
Las firmas digitales ofrecen un tiempo de respuesta m谩s r谩pido, son rentables y brindan una gran facilidad al simplificar el procedimiento de principio a fin. Adem谩s, el cambio de papeles f铆sicos a acuerdos digitales es respetuoso con el medio ambiente y reduce el desperdicio de papel. Los firmantes pueden utilizar su tel茅fono inteligente o computadora para firmar acuerdos desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que hace que el proceso sea mucho m谩s flexible y accesible.
Zoho Sign: un software de firma digital
Zoho Sign es un software de firma digital que puede facilitarte mucho la vida. Con Zoho Sign, puedes firmar y enviar documentos de forma segura a trav茅s de una plataforma basada en la nube. No solo eso, las empresas de todo el mundo han podido ahorrar dinero al digitalizar su proceso de documentaci贸n con Zoho Sign. La mejor parte es que Zoho Sign ofrece funciones avanzadas como plantillas, formularios de firma, firma masiva y firma en persona, lo que hace que tu trabajo sea m谩s eficiente.
Zoho Sign sirve como una soluci贸n flexible que se adapta a los firmantes de diferentes industrias, incluyendo ventas, recursos humanos, finanzas, operaciones de TI, legal, marketing, soporte, gesti贸n de productos, entretenimiento y medios de comunicaci贸n, bienes ra铆ces, ONG y muchas otras. Independientemente de tu industria, siempre puedes confiar en los estrictos requisitos de privacidad y seguridad de datos de Zoho, como el GDPR, CCPA y HIPAA, para garantizar que tu informaci贸n confidencial est茅 siempre protegida.
Zoho Forms: un potente creador de formularios en l铆nea
Los formularios en l铆nea son documentos electr贸nicos utilizados para recopilar informaci贸n de individuos u organizaciones. Estos formularios se desarrollan y se acceden a trav茅s de internet. Los formularios en l铆nea pueden dise帽arse para recopilar una variedad de informaci贸n, como comentarios de clientes, registros de eventos, solicitudes de empleo y mucho m谩s. Ofrecen una forma m谩s eficiente y conveniente de recopilar datos y est谩n reemplazando r谩pidamente los formularios en papel tradicionales. Los formularios en l铆nea se utilizan en una amplia gama de industrias, incluyendo salud, educaci贸n, gobierno, finanzas y comercio minorista.
Zoho Forms es un potente creador de formularios en l铆nea y herramienta de recopilaci贸n de datos que ayuda a las empresas a agilizar sus procesos de gesti贸n de datos. Con Zoho Forms, puedes crear y distribuir f谩cilmente formularios adaptados a tus necesidades espec铆ficas, con m谩s de 30 tipos de campos, temas personalizables para que coincidan con tu marca y plantillas espec铆ficas para situaciones. Zoho Forms ofrece funciones avanzadas como la creaci贸n de plantillas combinadas, configuraci贸n de alertas de notificaci贸n y conexi贸n de formularios a otras herramientas empresariales para automatizar tus flujos de trabajo basados en los datos recopilados.