Sunday, May 26, 2024

Google Groups vs Buzones Compartidos

馃摑 Google Groups vs Buzones Compartidos: 驴Cu谩l es el adecuado para tu equipo?

A medida que el soporte al cliente se vuelve cada vez m谩s importante para las empresas, encontrar las herramientas adecuadas para ayudar a los equipos a colaborar de manera eficiente es crucial. En este art铆culo, exploraremos las diferencias entre Google Groups y los buzones compartidos, y por qu茅 estos 煤ltimos son una mejor opci贸n para los equipos que buscan optimizar sus procesos de soporte al cliente.

馃 驴Qu茅 es Google Groups?

Google Groups comenz贸 como un foro para que las personas con intereses comunes se conecten. Por ejemplo, si eres fan谩tico de Star Wars, puedes crear un club virtual para reunirte y compartir tus teor铆as con otros fan谩ticos de Star Wars. Sin embargo, a medida que compartir informaci贸n se volvi贸 m谩s f谩cil, las empresas comenzaron a usarlo para ayudar a los equipos, como el soporte al cliente, a colaborar mejor.

馃 驴C贸mo es Google Groups diferente de los Buzones Compartidos?

Si bien Google Groups es una excelente manera para que una persona comparta informaci贸n con varias personas, no es suficiente cuando se trata de ayudar a los equipos a colaborar. Aqu铆 hay algunas razones por las que los buzones compartidos como Hiver son una mejor opci贸n:

1. Interfaz Compleja

Google Groups tiene una interfaz bastante compleja, a diferencia de la mayor铆a de los productos de Google. T煤 y tu equipo tendr谩n que pasar horas acostumbr谩ndose a ella, y entrenar a nuevos miembros del equipo ser谩 otra molestia por completo. Incluso cuando logres dominar esta interfaz poco intuitiva, te encontrar谩s constantemente cambiando entre Gmail y Google Groups para hacer el trabajo.

2. Desorden y Confusi贸n

Google Groups tampoco est谩 dise帽ado para el trabajo en equipo. Debido al desorden y la confusi贸n que crea, tus equipos tendr谩n que depender de CC y reenv铆os para colaborar, lo que lleva a largas cadenas de correos electr贸nicos. Las cosas est谩n destinadas a volverse m谩s ca贸ticas a medida que aumente el volumen de correos electr贸nicos. En un buz贸n compartido, no tendr谩s que lidiar con cadenas de correo electr贸nico tan desordenadas. Herramientas como Hiver te permiten tener discusiones contextuales r谩pidas con tus compa帽eros de equipo simplemente etiquet谩ndolos en una nota junto a una cadena de correo electr贸nico, de manera similar a c贸mo etiquetas a tus amigos en publicaciones de Instagram.

3. Falta de Claridad

Con Google Groups, no hay claridad sobre qui茅n est谩 trabajando en qu茅. Esto significa que tu equipo puede terminar duplicando esfuerzos y perdiendo mucho tiempo. Los buzones compartidos como Hiver pueden evitar que tu equipo se encuentre en situaciones embarazosas como esta. La herramienta te notifica si alguien m谩s est谩 trabajando en un correo electr贸nico a trav茅s de la funci贸n de alertas de colisi贸n.

4. Dificultad para Asignar Responsabilidades

Cuando trabajas con un equipo, quieres poder asignar claramente responsabilidades y hacer un seguimiento del progreso de cada tarea f谩cilmente. Desafortunadamente, Google Groups no lo permite. Tendr谩s que enviar correos electr贸nicos de seguimiento cada vez que desees una actualizaci贸n sobre una tarea, y eso puede resultar agotador. Los buzones compartidos, por otro lado, te permiten asignar f谩cilmente correos electr贸nicos a personas espec铆ficas y hacer un seguimiento de su progreso. De esta manera, tu equipo siempre est谩 al tanto de cada correo electr贸nico que llega.

5. Sincronizaci贸n de Correo Electr贸nico

En Google Groups, los correos electr贸nicos no se sincronizan sin problemas. Cada correo electr贸nico que env铆es debe ser CC a la direcci贸n de correo electr贸nico de tu grupo, o no aparecer谩 en el Google Group de tu equipo. 驴Te imaginas no poder hacer referencia a un correo electr贸nico importante solo porque olvidaste CC a tu correo electr贸nico de grupo? Un peque帽o error, pero uno que puede costarte mucho. Lo bueno es que con los buzones compartidos, no hay tal preocupaci贸n. Todos los correos electr贸nicos que env铆es o recibas se sincronizan autom谩ticamente en el buz贸n de tu equipo y pueden ser accedidos por todos en tu equipo.

6. Datos y An谩lisis

Muchos equipos que interact煤an con los clientes les gusta realizar un seguimiento de su rendimiento para poder optimizar constantemente los procesos. Para hacer esto de manera efectiva, necesitan datos y an谩lisis, algo que Google Groups no tiene. Por otro lado, la mayor铆a de los buzones compartidos te brindan informaci贸n detallada sobre c贸mo est谩 funcionando tu equipo y te permiten realizar un seguimiento de las m茅tricas que son importantes para tu equipo. Hiver, por ejemplo, te permite definir tus acuerdos de nivel de servicio, obtener informes de conversaciones detallados y realizar un seguimiento de m茅tricas como la satisfacci贸n del cliente y el tiempo promedio de resoluci贸n. No tienes que depender de conjeturas para entender qu茅 tan bien est谩 funcionando tu equipo. Tienes n煤meros que te muestran exactamente eso.

馃 驴Cu谩l Deber铆as Elegir?

Si bien Google Groups puede ser una buena opci贸n para uso personal, no cumple con muchas caracter铆sticas importantes que permiten a los equipos colaborar de manera efectiva. Aqu铆 es donde los buzones compartidos funcionan realmente bien. Te ayudan a comunicarte y colaborar sin problemas, y eso puede marcar una gran diferencia en tus procesos de soporte al cliente.

馃帀 Destacados

– Google Groups comenz贸 como un foro para que las personas con intereses comunes se conecten.

– Los buzones compartidos como Hiver son una mejor opci贸n para los equipos que buscan optimizar sus procesos de soporte al cliente.

– Google Groups tiene una interfaz bastante compleja, a diferencia de la mayor铆a de los productos de Google.

– Los buzones compartidos te permiten tener discusiones contextuales r谩pidas con tus compa帽eros de equipo simplemente etiquet谩ndolos en una nota junto a una cadena de correo electr贸nico.

– Los buzones compartidos como Hiver pueden evitar que tu equipo se encuentre en situaciones embarazosas.

– Los buzones compartidos te permiten asignar f谩cilmente correos electr贸nicos a personas espec铆ficas y hacer un seguimiento de su progreso.

– Todos los correos electr贸nicos que env铆es o recibas se sincronizan autom谩ticamente en el buz贸n de tu equipo y pueden ser accedidos por todos en tu equipo.

– Los buzones compartidos te brindan informaci贸n detallada sobre c贸mo est谩 funcionando tu equipo y te permiten realizar un seguimiento de las m茅tricas que son importantes para tu equipo.

鉂 Preguntas Frecuentes

P: 驴Qu茅 es un buz贸n compartido?

R: Un buz贸n compartido es un buz贸n al que varias personas pueden acceder y colaborar. Es una excelente herramienta para equipos que necesitan administrar correos electr贸nicos de soporte al cliente, consultas de ventas y otros tipos de comunicaci贸n.

P: 驴C贸mo ayuda Hiver a los equipos a colaborar mejor?

R: Hiver es una herramienta de buz贸n compartido que se integra con Gmail. Permite a los equipos colaborar sin problemas al permitirles tener discusiones contextuales r谩pidas con sus compa帽eros de equipo, asignar f谩cilmente correos electr贸nicos a personas espec铆ficas y hacer un seguimiento de su progreso.