Thursday, May 23, 2024

Google Workspace & Hiver – Gemeinsam genutzte Postfächer – Alles, was Sie wissen müssen

📧 Hiver: Die ultimative Lösung für die Zusammenarbeit bei gemeinsam genutzten Postfächern

Sind Sie es leid, auf herkömmliche Weise gemeinsam genutzte Postfächer zu verwalten? Finden Sie es herausfordernd, mit Ihren Teammitgliedern bei gemeinsam genutzten Posteingängen zusammenzuarbeiten? Wenn ja, dann ist Hiver die ultimative Lösung für Sie. Hiver ist ein Tool von Drittanbietern, das mit G Suite integriert ist und Teams bei der Zusammenarbeit an gemeinsam genutzten Postfächern wie Info, Support oder anderen Gruppierungen unterstützt. In diesem Artikel werden wir besprechen, wie Hiver die Zusammenarbeit zwischen Teams innerhalb eines gemeinsam genutzten Postfachs wirklich einfach machen kann.

📌 Inhaltsverzeichnis

– Einführung

– Was sind gemeinsam genutzte Postfächer?

– Herausforderungen bei herkömmlichen Methoden zur Verwaltung von gemeinsam genutzten Postfächern

– Wie Hiver diese Herausforderungen lösen kann

– Funktionen von Hiver

– Einfache Installation

– Zuweisung von E-Mails

– Hinzufügen von Notizen

– Kollisionsdetektion

– Statusänderung

– Vor- und Nachteile der Verwendung von Hiver

– Highlights

– FAQ

– Fazit

Einführung

Hiver ist eine Kundenkommunikationslösung, die Teams bei der Zusammenarbeit an gemeinsam genutzten Postfächern unterstützt. Es ist ein Tool von Drittanbietern, das mit G Suite integriert ist und eine nahtlose Erfahrung für die Verwaltung von gemeinsam genutzten Posteingängen bietet. Mit Hiver können Sie E-Mails an Teammitglieder zuweisen, Notizen hinzufügen, den Status von E-Mails ändern und nahtlos mit Ihren Kollegen zusammenarbeiten.

Was sind gemeinsam genutzte Postfächer?

Gemeinsam genutzte Postfächer sind Gruppen-E-Mails, bei denen eine Gruppe von Personen beteiligt ist und Sie E-Mails von außerhalb der Organisation erhalten. Diese Posteingänge umfassen Kontakt, Info oder andere Gruppierungen, bei denen Sie Anfragen oder E-Mails von außerhalb der Organisation erhalten. Die Gruppe von Personen, die für die Beantwortung verantwortlich ist, bearbeitet diese E-Mails in der Regel.

Herausforderungen bei herkömmlichen Methoden zur Verwaltung von gemeinsam genutzten Postfächern

Die herkömmliche Methode zur Verwaltung von gemeinsam genutzten Postfächern hat mehrere Herausforderungen. Das größte Problem besteht darin, dass es keine Möglichkeit gibt zu verstehen, wer an was arbeitet. E-Mails fallen durchs Raster und die Verantwortlichkeit geht verloren. Es gibt keine Klarheit darüber, welche E-Mails beantwortet wurden und welche noch unbeantwortet sind. Ein weiteres bedeutendes Problem ist die Duplizierung von Arbeit. Wenn Sie mit diesen Arten von Lösungen zur gemeinsamen Nutzung von Postfächern arbeiten, wissen die Gruppe und die anderen Benutzer, die Zugriff auf das Postfach haben, nicht unbedingt, welche E-Mails beantwortet wurden und welche nicht, es sei denn, Sie cc oder bcc. Sie können diese E-Mails beantworten, Zeit verschwenden und möglicherweise unprofessionell aussehen, wenn der Kunde zwei Antworten von verschiedenen Personen mit möglicherweise widersprüchlichen Antworten erhält.

Wie Hiver diese Herausforderungen lösen kann

Hiver kann diese Herausforderungen lösen, indem es eine nahtlose Erfahrung für die Verwaltung von gemeinsam genutzten Posteingängen bietet. Mit Hiver können Sie E-Mails an Teammitglieder zuweisen, Notizen hinzufügen, den Status von E-Mails ändern und nahtlos mit Ihren Kollegen zusammenarbeiten. Hiver bietet mehrere Funktionen, die es einfach machen, gemeinsam genutzte Posteingänge zu verwalten.

Funktionen von Hiver

Einfache Installation

Das erste großartige an Hiver ist, wie einfach es ist, das Tool zu installieren und zu starten. Alles, was Sie tun müssen, ist auf “Zu Chrome hinzufügen” zu klicken und dann auf “Erweiterung hinzufügen” zu klicken. Dadurch wird die Erweiterung zu Ihrem Chrome-Profil hinzugefügt. Aktualisieren Sie Ihr Gmail und erlauben Sie den Zugriff auf das Tool und erhalten Sie Zugriff auf die gemeinsam genutzten Postfächer, die Sie benötigen.

Zuweisung von E-Mails

Mit Hiver können Sie E-Mails an Teammitglieder zuweisen. Sie können schnell ein Tag hinzufügen, um Ihren Teammitgliedern mitzuteilen, dass dies dringend ist und erledigt werden muss. Dies könnte alles sein, was Sie innerhalb Ihres Unternehmens verwenden möchten, wie Finanzen oder etwas Persönliches. Sie können E-Mails an Teammitglieder zuweisen, und sie erhalten eine Benachrichtigung, dass ihnen eine E-Mail zugewiesen wurde.

Hinzufügen von Notizen

Hiver ermöglicht es Ihnen, Notizen zu E-Mails hinzuzufügen. Sie können sogar einzelne Benutzer markieren und sagen: “Können Sie mir bitte dabei helfen?” Dies geht nur an andere Hiver-Benutzer und wird nicht für die Personen im E-Mail-Thread angezeigt. Es ist nur ein interner Chat für Hiver-Benutzer, um über die E-Mails zu kommunizieren.

Kollisionsdetektion

Hiver verfügt über eine Kollisionsdetektionsfunktion, die verhindert, dass zwei Personen auf dieselbe E-Mail antworten. Dies ist eine sehr nützliche Funktion, bei der Sie nicht wirklich aus Gmail herausgehen müssen, um mit Ihren Teamkollegen zusammenzuarbeiten. Alles kommt direkt hierher, und Sie können nahtlos über Gmail zusammenarbeiten.

Statusänderung

Hiver ermöglicht es Ihnen, den Status von E-Mails zu ändern. Sie können eine E-Mail als geschlossen markieren, und Ihre Teamkollegen werden wissen, dass sich niemand mehr darum kümmern muss.

Vor- und Nachteile der Verwendung von Hiver

Vorteile

– Einfach zu installieren und zu starten

– E-Mails an Teammitglieder zuweisen

– Notizen zu E-Mails hinzufügen

– Kollisionsdetektionsfunktion

– Ändern Sie den Status von E-Mails

Nachteile

– Hiver ist ein Tool von Drittanbietern und erfordert eine Integration mit G Suite

– Hiver ist kein kostenloses Tool und erfordert ein Abonnement

Highlights

Hiver ist eine Kundenkommunikationslösung, die Teams bei der Zusammenarbeit an gemeinsam genutzten Postfächern unterstützt. Mit Hiver können Sie E-Mails an Teammitglieder zuweisen, Notizen hinzufügen, den Status von E-Mails ändern und nahtlos mit Ihren Kollegen zusammenarbeiten. Hiver bietet mehrere Funktionen, die es einfach machen, gemeinsam genutzte Posteingänge zu verwalten.

FAQ

F. Was ist Hiver?

A. Hiver ist eine Kundenkommunikationslösung, die Teams bei der Zusammenarbeit an gemeinsam genutzten Postfächern unterstützt.

F. Was sind gemeinsam genutzte Postfächer?

A. Gemeinsam genutzte Postfächer sind Gruppen-E-Mails, bei denen eine Gruppe von Personen beteiligt ist und Sie E-Mails von außerhalb der Organisation erhalten.

F. Was sind die Herausforderungen bei herkömmlichen Methoden zur Verwaltung von gemeinsam genutzten Postfächern?

A. Das größte Problem besteht darin, dass es keine Möglichkeit gibt zu verstehen, wer an was arbeitet. E-Mails fallen durchs Raster und die Verantwortlichkeit geht verloren. Es gibt keine Klarheit darüber, welche E-Mails beantwortet wurden und welche noch unbeantwortet sind.

F. Wie kann Hiver diese Herausforderungen lösen?

A. Hiver kann diese Herausforderungen lösen, indem es eine nahtlose Erfahrung für die Verwaltung von gemeinsam genutzten Posteingängen bietet.