Thursday, May 23, 2024

Google Workspace & Hiver – Boîtes de réception partagées – Tout ce que vous devez savoir

📧 Hiver : La solution ultime pour collaborer sur des boîtes mail partagées

En avez-vous assez de la manière conventionnelle de gérer les boîtes mail partagées ? Trouvez-vous difficile de collaborer avec les membres de votre équipe sur des boîtes de réception partagées ? Si oui, vous êtes au bon endroit. Dans cet article, nous vous présenterons Hiver, un outil tiers qui s’intègre à G Suite et aide les équipes à collaborer sur des boîtes mail partagées telles que info@, support@ ou tout autre groupe.

📌 Table des matières

– Introduction

– Qu’est-ce que les boîtes mail partagées ?

– Les défis liés aux méthodes conventionnelles de gestion des boîtes mail partagées

– Comment Hiver résout ces défis

– Fonctionnalités de Hiver

– Comment installer et utiliser Hiver

– Avantages et inconvénients de l’utilisation de Hiver

– Points forts de Hiver

– Foire aux questions (FAQ)

– Conclusion

Qu’est-ce que les boîtes mail partagées ?

Les boîtes mail partagées sont des comptes de messagerie de groupe auxquels plusieurs personnes participent et qui reçoivent des emails provenant de l’extérieur de l’organisation. Ces boîtes de réception incluent les contacts, les informations ou tout autre email où vous recevez des demandes ou des emails de l’extérieur de l’organisation. Les personnes responsables de répondre à ces emails s’en occupent généralement.

Les défis liés aux méthodes conventionnelles de gestion des boîtes mail partagées

La méthode conventionnelle de gestion des boîtes mail partagées présente plusieurs défis. Le problème le plus important est qu’il n’y a aucun moyen de savoir qui travaille sur quoi. Les emails passent entre les mailles du filet et la responsabilité est mise de côté. Il n’y a aucune clarté quant aux emails auxquels une réponse a été apportée et ceux qui sont encore en attente. Un autre problème majeur est la possibilité de duplication du travail. Lorsque vous travaillez avec ce type de solution pour partager des boîtes mail, à moins d’ajouter les autres utilisateurs en copie ou en copie cachée dans la réponse, les utilisateurs qui ont accès à la boîte mail partagée ne savent pas nécessairement quels emails ont reçu une réponse et lesquels n’en ont pas reçu. Ils peuvent répondre à ces emails, perdant ainsi du temps et donnant peut-être une image non professionnelle lorsque le client reçoit deux réponses de différentes personnes avec des réponses contradictoires.

Comment Hiver résout ces défis

Hiver est une solution de communication client qui aide les équipes à collaborer sur des boîtes mail partagées telles que info@, support@ ou tout autre groupe. Il résout les défis liés aux méthodes conventionnelles de gestion des boîtes mail partagées en offrant une expérience fluide aux membres de l’équipe pour collaborer de manière transparente via Gmail. Hiver vous permet d’attribuer des emails aux membres de l’équipe, d’ajouter des tags et de rédiger des notes. Il empêche également deux personnes de répondre au même email, évitant ainsi la duplication du travail. Hiver propose un système de notification qui alerte les membres de l’équipe lorsqu’ils se voient attribuer un email ou lorsqu’une note leur est adressée.

Fonctionnalités de Hiver

Hiver dispose de plusieurs fonctionnalités qui en font la solution ultime pour collaborer sur des boîtes mail partagées. Certaines de ces fonctionnalités comprennent :

– Attribution d’emails aux membres de l’équipe

– Ajout de tags aux emails

– Rédaction de notes à l’attention des membres de l’équipe

– Empêchement de deux personnes de répondre au même email

– Système de notification qui alerte les membres de l’équipe lorsqu’ils se voient attribuer un email ou lorsqu’une note leur est adressée

Comment installer et utiliser Hiver

L’installation de Hiver est facile. Il vous suffit de cliquer sur “Ajouter à Chrome” dans le Chrome Web Store, puis de cliquer sur “Ajouter une extension”. Cela ajoutera l’extension à votre profil Chrome, rechargera votre Gmail et vous permettra de vous connecter à l’outil et d’accéder aux boîtes mail partagées dont vous avez besoin. Une fois que vous avez installé Hiver, votre boîte mail partagée apparaîtra dans votre compte Gmail. Vous pouvez ouvrir n’importe quel email, ajouter un tag ou l’attribuer à un membre de l’équipe. Hiver propose un panneau latéral droit où vous pouvez ajouter des tags, attribuer des emails et rédiger des notes.

Avantages et inconvénients de l’utilisation de Hiver

Avantages :

– Facile à installer et à utiliser

– Offre une expérience fluide aux membres de l’équipe pour collaborer de manière transparente via Gmail

– Évite la duplication du travail

– Propose un système de notification qui alerte les membres de l’équipe lorsqu’ils se voient attribuer un email ou lorsqu’une note leur est adressée

Inconvénients :

– Hiver est un outil tiers qui s’intègre à G Suite, vous devez donc disposer d’un compte G Suite pour l’utiliser.

Points forts de Hiver

– Hiver est une solution de communication client qui aide les équipes à collaborer sur des boîtes mail partagées telles que info@, support@ ou tout autre groupe.

– Hiver vous permet d’attribuer des emails aux membres de l’équipe, d’ajouter des tags et de rédiger des notes.

– Hiver empêche deux personnes de répondre au même email, évitant ainsi la duplication du travail.

– Hiver propose un système de notification qui alerte les membres de l’équipe lorsqu’ils se voient attribuer un email ou lorsqu’une note leur est adressée.

Foire aux questions (FAQ)

Q : Qu’est-ce que Hiver ?

R : Hiver est un outil tiers qui s’intègre à G Suite et aide les équipes à collaborer sur des boîtes mail partagées telles que info@, support@ ou tout autre groupe.

Q : Comment Hiver résout les défis liés aux méthodes conventionnelles de gestion des boîtes mail partagées ?

R : Hiver vous permet d’attribuer des emails aux membres de l’équipe, d’ajouter des tags et de rédiger des notes. Il empêche également deux personnes de répondre au même email, évitant ainsi la duplication du travail.

Q : Comment installer et utiliser Hiver ?

R : L’installation de Hiver est facile. Il vous suffit de cliquer sur “Ajouter à Chrome” dans le Chrome Web Store, puis de cliquer sur “Ajouter une extension”. Cela ajoutera l’extension à votre profil Chrome, rechargera votre Gmail et vous permettra de vous connecter à l’outil et d’accéder aux boîtes mail partagées dont vous avez besoin.

Q : Quels sont les avantages et les inconvénients de l’utilisation de Hiver ?

R : Les avantages de l’utilisation de Hiver incluent une installation et une utilisation faciles, une expérience fluide pour les membres de l’équipe pour collaborer de manière transparente via Gmail, la prévention de la duplication du travail et un système de notification qui alerte les membres de l’équipe lorsqu’ils se voient attribuer un email ou lorsqu’une note leur est adressée. Les inconvénients de l’utilisation de Hiver incluent la nécessité de disposer d’un compte G Suite pour l’utiliser.

Conclusion

Hiver est la solution ultime pour collaborer sur des boîtes mail partagées. Il résout les défis liés aux méthodes conventionnelles de gestion des boîtes mail partagées en offrant une expérience fluide aux membres de l’équipe pour collaborer de manière transparente via Gmail. Avec Hiver, vous pouvez attribuer des emails aux membres de l’équipe, ajouter des tags et rédiger des notes. Ne laissez plus les emails passer entre les mailles du filet, utilisez Hiver pour une gestion efficace des boîtes mail partagées.