Thursday, June 20, 2024

Administraci贸n de buzones compartidos con acceso delegado en GMail

馃摑 C贸mo gestionar m煤ltiples buzones delegados

Gestionar m煤ltiples buzones puede ser una tarea desafiante, especialmente cuando tienes que lidiar con un alto volumen de correos electr贸nicos entrantes. Ya sea que seas un representante de atenci贸n al cliente o un administrador, es importante tener un sistema para asegurarte de gestionar tus correos electr贸nicos entrantes de manera r谩pida y eficiente. En este art铆culo, te proporcionaremos algunos consejos sobre c贸mo gestionar m煤ltiples buzones delegados, incluyendo c贸mo anclar pesta帽as de buzones, agregar un icono de correo electr贸nico no le铆do, activar notificaciones en el escritorio y utilizar etiquetas para gestionar tus correos electr贸nicos entrantes.

馃搶 Anclar pesta帽as de buzones

Cuando trabajas con m煤ltiples buzones, es importante mantener tus pesta帽as organizadas y de f谩cil acceso. Una forma de hacer esto es anclando tus pesta帽as de buzones. Para anclar una pesta帽a de buz贸n, simplemente haz clic derecho en la pesta帽a y selecciona “Anclar”. Esto mantendr谩 la pesta帽a presente y ordenada, y te permitir谩 acceder r谩pidamente a tus buzones cuando lo necesites.

馃敂 Agregar un icono de correo electr贸nico no le铆do

Es importante poder identificar cuando llega un nuevo mensaje a uno de tus buzones. Para hacer esto, puedes agregar un icono de correo electr贸nico no le铆do a tus pesta帽as de buzones. Para habilitar esta opci贸n, accede a la configuraci贸n de tu buz贸n y selecciona la pesta帽a “Avanzado”. La cuarta opci贸n es el “Icono de mensaje no le铆do”. Habilita esta opci贸n y guarda los cambios. Ahora ver谩s un indicador num茅rico en el encabezado de la pesta帽a del buz贸n, que muestra el n煤mero de correos electr贸nicos no le铆dos en el buz贸n.

馃捇 Activar notificaciones en el escritorio

Adem谩s del icono de correo electr贸nico no le铆do, tambi茅n puedes activar notificaciones en el escritorio para asegurarte de no perderte un correo electr贸nico importante. Para hacer esto, accede a la configuraci贸n general y selecciona “Notificaciones de nuevos correos”. Una vez seleccionado, puedes elegir incluir una notificaci贸n audible de tu elecci贸n. Recuerda configurar estas notificaciones en cada uno de los buzones delegados que gestionas. Adem谩s, haz clic en el icono de bloqueo en la barra de direcciones para asegurarte de que las notificaciones para esta p谩gina web est茅n habilitadas en tu navegador.

馃彿锔 Utilizar etiquetas para gestionar tus correos electr贸nicos entrantes

Las etiquetas son una excelente manera de gestionar tus correos electr贸nicos entrantes y asegurarte de identificar y responder r谩pidamente a los mensajes importantes. Cuando llega un nuevo correo electr贸nico, un miembro del equipo puede reclamarlo aplicando una etiqueta a ese correo electr贸nico. Las etiquetas pueden llevar el nombre del reclamante y, una vez aplicadas, dan un indicador visual a otros administradores de buzones de que el correo electr贸nico ha sido reclamado. El miembro del equipo puede luego proceder a clasificar el correo electr贸nico y responder en consecuencia.

馃摡 Reenviar y filtrar buzones con bajo tr谩fico

Si est谩s gestionando un buz贸n con bajo tr谩fico y pocos correos electr贸nicos al d铆a, puedes utilizar filtros para evitar la necesidad de mantener el buz贸n abierto durante toda la jornada laboral. Utiliza la funci贸n de reenv铆o y filtrado para traer los correos electr贸nicos hacia ti. Dentro de la configuraci贸n del buz贸n delegado, selecciona la pesta帽a de configuraci贸n de reenv铆o. Una vez agregado, ahora puedes instruir al buz贸n para que se reenv铆e a este buz贸n. Tienes la oportunidad de establecer comportamientos para los correos electr贸nicos en el buz贸n de origen. En el buz贸n de destino, crea un filtro. Puedes crear un sistema de filtros m谩s complejo aqu铆, pero en su forma m谩s simple, vamos a establecer los criterios para el campo “Para” y agregar la direcci贸n de correo electr贸nico del correo electr贸nico de origen. Ahora haz clic en “Filtrar” para establecer las acciones requeridas. Para nuestro filtro, simplemente vamos a etiquetar el correo electr贸nico entrante mientras se encuentra en el buz贸n. He establecido un color llamativo para mi etiqueta para reconocerlo r谩pidamente, clasificarlo y responder desde all铆.

Gestionar m煤ltiples buzones delegados puede ser desafiante, pero con estos consejos podr谩s mantener la organizaci贸n y eficiencia. Recuerda utilizar la funci贸n de anclaje para mantener tus pesta帽as presentes y ordenadas, habilitar un icono de mensaje no le铆do, recibir notificaciones de nuevos correos, reclamar correos electr贸nicos mediante etiquetas en el buz贸n y utilizar el reenv铆o y filtrado para gestionar buzones con bajo tr谩fico o inactivos.

Pros y contras

Pros:

– Gestionar eficientemente m煤ltiples buzones

– Mantenerse organizado y ordenado

– Identificar y responder r谩pidamente a mensajes importantes

– Reducir la necesidad de mantener buzones con bajo tr谩fico abiertos durante toda la jornada laboral

Contras:

– Puede requerir algo de tiempo de configuraci贸n inicial

– Requiere un mantenimiento continuo para asegurarse de que las etiquetas y filtros est茅n actualizados

馃専 Aspectos destacados

– Anclar pesta帽as de buzones para mantenerlos organizados y de f谩cil acceso

– Agregar un icono de correo electr贸nico no le铆do para identificar r谩pidamente nuevos mensajes

– Activar notificaciones en el escritorio para asegurarte de no perder un correo electr贸nico importante

– Utilizar etiquetas para gestionar tus correos electr贸nicos entrantes e identificar y responder r谩pidamente a mensajes importantes

– Reenviar y filtrar buzones con bajo tr谩fico para reducir la necesidad de mantenerlos abiertos durante toda la jornada laboral

鉂 Preguntas frecuentes

P: 驴C贸mo accedo a buzones delegados?

R: Accede a los buzones delegados haciendo clic en tu avatar en la parte superior del buz贸n. Todos los buzones delegados estar谩n disponibles aqu铆, y puedes hacer clic en el buz贸n para abrirlo en una nueva pesta帽a.

P: 驴C贸mo reclamo un correo electr贸nico?

R: Un miembro del equipo puede reclamar un correo electr贸nico aplicando una etiqueta a ese correo electr贸nico. Las etiquetas pueden llevar el nombre del reclamante y, una vez aplicadas, dan un indicador visual a otros administradores de buzones de que el correo electr贸nico ha sido reclamado.

P: 驴C贸mo reenv铆o y filtro buzones con bajo tr谩fico?

R: Dentro de la configuraci贸n del buz贸n delegado, selecciona la pesta帽a de configuraci贸n de reenv铆o. Una vez agregado, ahora puedes instruir al buz贸n para que se reenv铆e a este buz贸n. Tienes la oportunidad de establecer comportamientos para los correos electr贸nicos en el buz贸n de origen. En el buz贸n de destino, crea un filtro. Puedes crear un sistema de filtros m谩s complejo aqu铆, pero en su forma m谩s simple, vamos a establecer los criterios para el campo “Para” y agregar la direcci贸n de correo electr贸nico del correo electr贸nico de origen. Ahora haz clic en “Filtrar” para establecer las acciones requeridas. Para nuestro filtro, simplemente vamos a etiquetar el correo electr贸nico entrante mientras se encuentra en el buz贸n.