📝 Cómo gestionar múltiples buzones delegados
Gestionar múltiples buzones puede ser una tarea desafiante, especialmente cuando tienes que lidiar con un alto volumen de correos electrónicos entrantes. Ya sea que seas un representante de atención al cliente o un administrador, es importante tener un sistema para asegurarte de gestionar tus correos electrónicos entrantes de manera rápida y eficiente. En este artículo, te proporcionaremos algunos consejos sobre cómo gestionar múltiples buzones delegados, incluyendo cómo anclar pestañas de buzones, agregar un icono de correo electrónico no leído, activar notificaciones en el escritorio y utilizar etiquetas para gestionar tus correos electrónicos entrantes.
📌 Anclar pestañas de buzones
Cuando trabajas con múltiples buzones, es importante mantener tus pestañas organizadas y de fácil acceso. Una forma de hacer esto es anclando tus pestañas de buzones. Para anclar una pestaña de buzón, simplemente haz clic derecho en la pestaña y selecciona “Anclar”. Esto mantendrá la pestaña presente y ordenada, y te permitirá acceder rápidamente a tus buzones cuando lo necesites.
🔔 Agregar un icono de correo electrónico no leído
Es importante poder identificar cuando llega un nuevo mensaje a uno de tus buzones. Para hacer esto, puedes agregar un icono de correo electrónico no leído a tus pestañas de buzones. Para habilitar esta opción, accede a la configuración de tu buzón y selecciona la pestaña “Avanzado”. La cuarta opción es el “Icono de mensaje no leído”. Habilita esta opción y guarda los cambios. Ahora verás un indicador numérico en el encabezado de la pestaña del buzón, que muestra el número de correos electrónicos no leídos en el buzón.
💻 Activar notificaciones en el escritorio
Además del icono de correo electrónico no leído, también puedes activar notificaciones en el escritorio para asegurarte de no perderte un correo electrónico importante. Para hacer esto, accede a la configuración general y selecciona “Notificaciones de nuevos correos”. Una vez seleccionado, puedes elegir incluir una notificación audible de tu elección. Recuerda configurar estas notificaciones en cada uno de los buzones delegados que gestionas. Además, haz clic en el icono de bloqueo en la barra de direcciones para asegurarte de que las notificaciones para esta página web estén habilitadas en tu navegador.
🏷️ Utilizar etiquetas para gestionar tus correos electrónicos entrantes
Las etiquetas son una excelente manera de gestionar tus correos electrónicos entrantes y asegurarte de identificar y responder rápidamente a los mensajes importantes. Cuando llega un nuevo correo electrónico, un miembro del equipo puede reclamarlo aplicando una etiqueta a ese correo electrónico. Las etiquetas pueden llevar el nombre del reclamante y, una vez aplicadas, dan un indicador visual a otros administradores de buzones de que el correo electrónico ha sido reclamado. El miembro del equipo puede luego proceder a clasificar el correo electrónico y responder en consecuencia.
📩 Reenviar y filtrar buzones con bajo tráfico
Si estás gestionando un buzón con bajo tráfico y pocos correos electrónicos al día, puedes utilizar filtros para evitar la necesidad de mantener el buzón abierto durante toda la jornada laboral. Utiliza la función de reenvío y filtrado para traer los correos electrónicos hacia ti. Dentro de la configuración del buzón delegado, selecciona la pestaña de configuración de reenvío. Una vez agregado, ahora puedes instruir al buzón para que se reenvíe a este buzón. Tienes la oportunidad de establecer comportamientos para los correos electrónicos en el buzón de origen. En el buzón de destino, crea un filtro. Puedes crear un sistema de filtros más complejo aquí, pero en su forma más simple, vamos a establecer los criterios para el campo “Para” y agregar la dirección de correo electrónico del correo electrónico de origen. Ahora haz clic en “Filtrar” para establecer las acciones requeridas. Para nuestro filtro, simplemente vamos a etiquetar el correo electrónico entrante mientras se encuentra en el buzón. He establecido un color llamativo para mi etiqueta para reconocerlo rápidamente, clasificarlo y responder desde allí.
Gestionar múltiples buzones delegados puede ser desafiante, pero con estos consejos podrás mantener la organización y eficiencia. Recuerda utilizar la función de anclaje para mantener tus pestañas presentes y ordenadas, habilitar un icono de mensaje no leído, recibir notificaciones de nuevos correos, reclamar correos electrónicos mediante etiquetas en el buzón y utilizar el reenvío y filtrado para gestionar buzones con bajo tráfico o inactivos.
Pros y contras
Pros:
– Gestionar eficientemente múltiples buzones
– Mantenerse organizado y ordenado
– Identificar y responder rápidamente a mensajes importantes
– Reducir la necesidad de mantener buzones con bajo tráfico abiertos durante toda la jornada laboral
Contras:
– Puede requerir algo de tiempo de configuración inicial
– Requiere un mantenimiento continuo para asegurarse de que las etiquetas y filtros estén actualizados
🌟 Aspectos destacados
– Anclar pestañas de buzones para mantenerlos organizados y de fácil acceso
– Agregar un icono de correo electrónico no leído para identificar rápidamente nuevos mensajes
– Activar notificaciones en el escritorio para asegurarte de no perder un correo electrónico importante
– Utilizar etiquetas para gestionar tus correos electrónicos entrantes e identificar y responder rápidamente a mensajes importantes
– Reenviar y filtrar buzones con bajo tráfico para reducir la necesidad de mantenerlos abiertos durante toda la jornada laboral
❓ Preguntas frecuentes
P: ¿Cómo accedo a buzones delegados?
R: Accede a los buzones delegados haciendo clic en tu avatar en la parte superior del buzón. Todos los buzones delegados estarán disponibles aquí, y puedes hacer clic en el buzón para abrirlo en una nueva pestaña.
P: ¿Cómo reclamo un correo electrónico?
R: Un miembro del equipo puede reclamar un correo electrónico aplicando una etiqueta a ese correo electrónico. Las etiquetas pueden llevar el nombre del reclamante y, una vez aplicadas, dan un indicador visual a otros administradores de buzones de que el correo electrónico ha sido reclamado.
P: ¿Cómo reenvío y filtro buzones con bajo tráfico?
R: Dentro de la configuración del buzón delegado, selecciona la pestaña de configuración de reenvío. Una vez agregado, ahora puedes instruir al buzón para que se reenvíe a este buzón. Tienes la oportunidad de establecer comportamientos para los correos electrónicos en el buzón de origen. En el buzón de destino, crea un filtro. Puedes crear un sistema de filtros más complejo aquí, pero en su forma más simple, vamos a establecer los criterios para el campo “Para” y agregar la dirección de correo electrónico del correo electrónico de origen. Ahora haz clic en “Filtrar” para establecer las acciones requeridas. Para nuestro filtro, simplemente vamos a etiquetar el correo electrónico entrante mientras se encuentra en el buzón.