Índice
1. Introdução
2. Partilha de Caixas de Correio e Endereços de Email no G Suite
3. Configurar Partilha de Caixas de Correio no G Suite
4. Utilizar Delegação de Caixa de Correio no G Suite
5. Sistemas de Terceiros para Gerir Pedidos de Email
6. Sistemas de Bilheteira para Suporte ao Cliente de Alto Volume
7. Utilizar o Zendesk para Gerir Respostas ao Cliente
8. Criar um Pseudo Sistema de Bilheteira no Gmail
9. Melhores Práticas para Gestão de Endereços de Email
10. Conclusão
Introdução
Neste artigo, vamos explorar o tema da partilha de caixas de correio e endereços de email no G Suite. Muitas empresas necessitam frequentemente de múltiplos endereços de email de diferentes locais para enviar emails como o mesmo alias ou pessoa. Vamos discutir vários métodos e ferramentas disponíveis no G Suite para alcançar isso, bem como sistemas de terceiros alternativos para gerir pedidos de email. Adicionalmente, vamos aprofundar o conceito de sistemas de bilheteira e como podem otimizar o suporte ao cliente. Vamos começar!
Partilha de Caixas de Correio e Endereços de Email no G Suite
Quando se trata de gerir múltiplos endereços de email no G Suite, existem várias opções disponíveis. Uma abordagem comum é criar caixas de correio partilhadas, permitindo que várias pessoas acedam e enviem emails a partir de um endereço de email comum. Isto pode ser alcançado utilizando uma funcionalidade chamada delegação de caixa de correio. Com a delegação de caixa de correio, pode configurar uma caixa de correio partilhada, como “info@nome da sua empresa.com” ou “vendas@nome da sua empresa.com”. Várias pessoas podem então aceder a esta caixa de correio partilhada e enviar/receber emails como se fossem o endereço de email designado. Este método funciona bem para cenários de baixo volume de email.
Configurar Partilha de Caixas de Correio no G Suite
Para configurar a partilha de caixas de correio no G Suite, pode utilizar a funcionalidade de delegação de caixa de correio. Ao configurar a delegação de caixa de correio, pode conceder acesso a indivíduos ou grupos específicos dentro da sua organização a um endereço de email partilhado. Isto permite-lhes visualizar e responder a emails como se fossem o endereço de email partilhado. Por exemplo, se tiver uma equipa de vendas, pode configurar um endereço de email de vendas partilhado e conceder acesso a todos os membros da equipa de vendas. Isto garante que todos têm visibilidade e podem responder eficazmente a pedidos de clientes.
Utilizar Delegação de Caixa de Correio no G Suite
A delegação de caixa de correio é uma ferramenta poderosa dentro do G Suite que permite uma colaboração e gestão eficiente de endereços de email partilhados. Ao configurar a delegação de caixa de correio, pode garantir que várias pessoas tenham acesso a um endereço de email partilhado, permitindo-lhes enviar e receber emails em nome desse endereço. Isto é particularmente útil para empresas que requerem uma abordagem centralizada para a gestão de email. Com a delegação de caixa de correio, pode otimizar a comunicação e garantir que os pedidos de clientes sejam tratados de forma rápida e eficiente.
Sistemas de Terceiros para Gerir Pedidos de Email
Embora o G Suite ofereça a delegação de caixa de correio para gerir endereços de email partilhados, existem também sistemas de terceiros disponíveis que se especializam na gestão de pedidos de email. Estes sistemas fornecem funcionalidades e recursos avançados além do que o G Suite oferece nativamente. Exemplos destes sistemas incluem o Teamwork Desk, o Zendesk e o Help Scout. Estes sistemas permitem-lhe configurar uma caixa de correio comum onde a sua equipa pode enviar e receber emails diretamente dos seus clientes. A vantagem de utilizar estes sistemas é que fornecem um sistema de bilheteira mais abrangente, permitindo-lhe rastrear e gerir pedidos de clientes de forma eficaz.
Sistemas de Bilheteira para Suporte ao Cliente de Alto Volume
Para empresas que lidam com um alto volume de respostas de clientes, utilizar um sistema de bilheteira torna-se crucial. Os sistemas de bilheteira tradicionais muitas vezes vêm com autoresponders e falta de um toque pessoal. No entanto, os sistemas de bilheteira modernos, como o Zendesk, permitem-lhe desligar os autoresponders e fazer com que o sistema pareça que está apenas a enviar e receber emails. Estes sistemas permitem-lhe lidar com um grande número de pedidos de clientes de forma eficiente. Com funcionalidades como notas internas, pode colaborar internamente e garantir que os clientes recebam apenas respostas relevantes. Implementar um sistema de bilheteira garante que nenhum pedido de cliente passe despercebido, mesmo em cenários de alto volume.
Utilizar o Zendesk para Gerir Respostas ao Cliente
O Zendesk é um sistema de bilheteira popular utilizado por muitas empresas para gerir respostas ao cliente de forma eficaz. Com o Zendesk, pode lidar com milhares de respostas de clientes todas as semanas, garantindo que nenhum pedido seja perdido. O sistema permite-lhe colocar notas internas em emails, permitindo a colaboração entre diferentes equipas dentro da sua organização. Isto garante que cada cliente receba respostas personalizadas e relevantes. O Zendesk oferece vários planos de preços, incluindo um produto gratuito chamado Zendesk Inbox, que fornece um sistema básico para começar. Se procura um sistema de bilheteira abrangente, o Zendesk é uma escolha confiável.
Criar um Pseudo Sistema de Bilheteira no Gmail
Se preferir gerir pedidos de email dentro do próprio Gmail, existem formas de criar um pseudo sistema de bilheteira utilizando funcionalidades como estrelas e etiquetas. Embora não seja tão robusto como sistemas de bilheteira dedicados, esta abordagem pode ser útil para pequenas empresas ou indivíduos que desejam otimizar a gestão de email. Ao utilizar estrelas, etiquetas e outras funcionalidades do Gmail, pode organizar e priorizar emails de forma eficaz. No entanto, é importante notar que este método pode não oferecer o mesmo nível de colaboração e rastreamento que os sistemas de bilheteira dedicados.
Melhores Práticas para Gestão de Endereços de Email
Ao gerir endereços de email, é essencial seguir as melhores práticas para garantir segurança, responsabilidade e conformidade. É recomendado que cada indivíduo na sua organização tenha a sua própria conta de email pessoal. Isto permite-lhe rastrear quem está a aceder a ficheiros, a enviar emails e a aceder a diferentes recursos dentro da sua empresa. Partilhar caixas de correio