Saturday, May 18, 2024

Enviar e enviar mensagens usando o Help Scout

Índice

1. Introdução

2. Envio de emails e mensagens de texto com o Help Scout

3. A funcionalidade Doc’s

4. Utilização de respostas guardadas

5. Inserção de imagens e anexos

6. Integração NCSA para mensagens de texto

7. Encerramento de mensagens de texto

8. Ser proativo com o Auto Close

9. CC adicional em emails

10. Conclusão

Introdução

Neste artigo, vamos explorar as várias funcionalidades do Help Scout, uma ferramenta poderosa para comunicação por email e texto. Vamos aprofundar como tirar o máximo partido das funcionalidades do Help Scout, incluindo a funcionalidade Doc’s, respostas guardadas, inserção de imagens e anexos, integração NCSA para mensagens de texto e muito mais. No final deste artigo, terá uma compreensão abrangente de como utilizar eficazmente o Help Scout para simplificar os seus processos de comunicação com os clientes.

Envio de emails e mensagens de texto com o Help Scout

O Help Scout oferece uma interface amigável para gerir conversas por email e texto. Uma vez na caixa de correio, pode facilmente responder a pedidos de clientes e ver toda a conversa. Isto permite-lhe manter-se informado sobre o contexto da conversa e quaisquer fluxos de trabalho em curso associados à mensagem.

A funcionalidade Doc’s

Uma das funcionalidades mais destacadas do Help Scout é a funcionalidade Doc’s. Funciona de forma semelhante à funcionalidade “obter ajuda”, com a qual muitos utilizadores estão familiarizados. Com a funcionalidade Doc’s, pode procurar artigos e recursos relevantes para o ajudar a elaborar a sua resposta. Por exemplo, se precisar de orientação sobre como criar um vídeo de hóquei em campo, pode procurar artigos relacionados com esse tópico. O Help Scout fornecer-lhe-á uma lista de artigos que pode navegar e incluir mesmo na sua resposta por email. Esta funcionalidade garante consistência na mensagem transmitida pelos funcionários e ajuda-o a fornecer informações precisas e úteis aos clientes.

Utilização de respostas guardadas

As respostas guardadas são uma funcionalidade que poupa tempo no Help Scout, permitindo-lhe utilizar respostas pré-escritas para questões comuns. Se frequentemente se deparar com perguntas sobre o preenchimento de um questionário de recrutamento, por exemplo, pode criar uma resposta guardada com a resposta apropriada. Quando surgir uma pergunta semelhante, pode simplesmente selecionar a resposta guardada e enviá-la, poupando-lhe tempo e esforço valiosos. Pode também personalizar e importar as suas próprias respostas guardadas, tornando ainda mais conveniente responder a perguntas dos clientes.

Inserção de imagens e anexos

O Help Scout torna fácil melhorar as suas respostas por email, inserindo imagens e anexos. Quer precise de incluir instruções visuais ou fornecer documentos adicionais, pode anexá-los facilmente aos seus emails. Esta funcionalidade permite-lhe fornecer suporte abrangente aos clientes e garante que têm todos os recursos necessários à sua disposição.

Integração NCSA para mensagens de texto

No que diz respeito a mensagens de texto, o Help Scout oferece integração com a NCSA (National Collegiate Scouting Association). Esta integração permite-lhe ter conversas encadeadas com famílias e atletas, garantindo que tem uma visão completa do histórico de comunicação. Pode enviar mensagens de texto diretamente do Help Scout, tornando conveniente manter o contacto com os clientes. No entanto, é importante notar que responder a mensagens de texto através do Help Scout pode causar problemas de formatação. Para evitar isso, é recomendado utilizar a integração NCSA para mensagens de texto.

Encerramento de mensagens de texto

Encerrar mensagens de texto é um passo crucial para manter uma caixa de entrada organizada. No Help Scout, pode alterar o estado de uma mensagem de texto para “encerrada” assim que a conversa estiver concluída. Isto ajuda-o a manter o controlo sobre quais as mensagens que requerem mais atenção e quais foram resolvidas. Selecionando o tópico e o sentimento apropriados, pode gerir eficientemente as suas mensagens de texto e garantir uma experiência de cliente tranquila.

Ser proativo com o Auto Close

Para simplificar ainda mais o seu fluxo de trabalho, o Help Scout oferece uma funcionalidade de auto-fecho. Esta funcionalidade move automaticamente mensagens de texto para a sua pasta “encerrada” com base em critérios predefinidos. Ao configurar regras de auto-fecho, pode garantir que as conversas resolvidas estão organizadas de forma clara e não ocupam espaço na sua caixa de entrada. Esta abordagem proativa ajuda-o a manter-se em cima da sua comunicação com os clientes e proporciona uma experiência tranquila tanto para si como para os seus clientes.

CC adicional em emails

Ao enviar emails, muitas vezes é necessário incluir destinatários adicionais no campo CC. O Help Scout permite-lhe facilmente adicionar destinatários CC, garantindo que todas as partes relevantes estão a par da conversa. Esta funcionalidade é particularmente útil quando precisa de envolver vários membros da equipa ou partes interessadas numa conversa. Ao utilizar a funcionalidade CC adicional, pode garantir uma comunicação e colaboração eficazes dentro da sua organização.

Conclusão

O Help Scout oferece uma variedade de funcionalidades poderosas que simplificam e melhoram os seus processos de comunicação por email e texto. Desde a funcionalidade Doc’s até às respostas guardadas, anexos de imagem à integração NCSA, o Help Scout fornece as ferramentas necessárias para fornecer suporte excepcional ao cliente. Ao utilizar eficazmente estas funcionalidades, pode simplificar os seus fluxos de trabalho, poupar tempo e proporcionar uma experiência de cliente tranquila. Incorpore o Help Scout no seu arsenal de serviço ao cliente e testemunhe o impacto positivo que tem na sua organização.

**Destaques:**

– O Help Scout oferece uma interface amigável para gerir conversas por email e texto.

– A funcionalidade Doc’s permite-lhe procurar artigos e recursos relevantes para ajudar a elaborar respostas.

– As respostas guardadas poupam tempo ao utilizar respostas pré-escritas para questões comuns.

– A inserção de imagens e anexos melhora as respostas por email.

– A integração NCSA permite conversas encadeadas com famílias e atletas para mensagens de texto.

– O encerramento de mensagens de texto e a utilização de regras de auto-fecho ajudam a manter uma caixa de entrada organizada.

– A funcionalidade CC adicional.