Saturday, May 18, 2024

Comment créer des e-mails de groupe dans Google Workspace (Boîte de réception collaborative)

Table des matières

1. Introduction

2. Accéder et créer des groupes de messagerie dans Google Workspace

3. Personnaliser les paramètres de messagerie de groupe

4. Envoyer des e-mails aux adresses de messagerie de groupe

5. Gérer les conversations et créer de nouvelles conversations

6. Paramètres avancés pour les e-mails de groupe

7. Conclusion

Introduction

Dans cet article, nous allons explorer comment créer et gérer des e-mails de groupe dans Google Workspace. Les e-mails de groupe vous permettent de créer des boîtes de réception collaboratives pour des membres spécifiques de votre organisation, favorisant ainsi une communication et une participation efficaces à la fois en interne avec les équipes et en externe avec des utilisateurs tels que des prospects ou des clients. Nous vous guiderons étape par étape dans le processus, en vous fournissant toutes les informations nécessaires pour configurer et utiliser efficacement les e-mails de groupe.

Accéder et créer des groupes de messagerie dans Google Workspace

Pour accéder et créer des groupes de messagerie, également appelés boîtes de réception collaboratives, dans Google Workspace, suivez ces étapes simples :

1. Ouvrez votre boîte de réception Gmail.

2. Accédez en haut à droite et cliquez sur “Applications”.

3. Faites défiler vers le bas et localisez “Admin”, puis cliquez dessus.

4. Vous serez redirigé vers la page d’administration de Google Workspace. Vous pouvez également visiter directement admin.google.com.

5. À gauche, sous “Répertoire”, sélectionnez “Groupes”.

6. Cliquez sur “Créer un groupe” pour créer un nouveau groupe de messagerie.

7. Nommez votre groupe, tel que “Support client”, et ajoutez une description si vous le souhaitez.

8. Définissez l’identifiant de messagerie du groupe, en veillant à ce qu’il corresponde au nom du groupe.

9. Choisissez le domaine approprié pour votre groupe.

10. Ajoutez des propriétaires de groupe qui auront un accès complet et un contrôle sur les paramètres du groupe.

11. Sélectionnez le type d’accès souhaité, tel que “Équipe”, et personnalisez les paramètres d’accès pour les propriétaires de contact, les membres visibles et les conversations visibles.

12. Déterminez qui peut publier des messages en fonction de vos besoins.

13. Configurez les paramètres d’adhésion, en autorisant uniquement les utilisateurs invités à rejoindre le groupe.

14. Enregistrez les modifications et passez à la personnalisation supplémentaire.

Personnaliser les paramètres de messagerie de groupe

Une fois que vous avez créé votre groupe de messagerie, vous pouvez personnaliser différents paramètres pour améliorer sa fonctionnalité. Voici quelques paramètres importants à prendre en compte :

1. Activer la boîte de réception collaborative pour faciliter la collaboration efficace au sein du groupe.

2. Assurez-vous que l’historique des conversations est activé pour suivre toutes les conversations.

3. Choisissez qui peut répondre en privé aux auteurs, généralement limité aux membres du groupe.

4. Définissez les informations d’expéditeur par défaut pour permettre aux membres de publier en utilisant leurs propres adresses e-mail.

5. Configurez la gestion des messages indésirables pour vous assurer que tous les e-mails arrivent dans la boîte de réception collaborative.

6. Ajoutez un préfixe de sujet pour identifier le groupe, évitant ainsi toute confusion pour les membres appartenant à plusieurs groupes.

7. Envisagez d’activer les réponses automatiques aux non-membres extérieurs à l’organisation pour un support client rapide.

Envoyer des e-mails aux adresses de messagerie de groupe

Pour envoyer un e-mail à une adresse de messagerie de groupe, suivez ces étapes :

1. Ouvrez une nouvelle fenêtre de composition d’e-mail.

2. Entrez l’adresse e-mail du groupe dans le champ “À”.

3. Rédigez votre e-mail et envoyez-le au groupe.

Gérer les conversations et créer de nouvelles conversations

Dans Google Apps, vous pouvez facilement gérer les conversations et en créer de nouvelles au sein de votre groupe. Voici comment procéder :

1. Accédez à la section “Groupes” dans Google Apps.

2. Localisez votre groupe de messagerie et cliquez dessus.

3. Accédez à “Nouvelle conversation” pour créer une nouvelle conversation au sein du groupe.

Paramètres avancés pour les e-mails de groupe

Bien que la plupart des paramètres puissent être laissés par défaut, il existe quelques paramètres avancés à prendre en compte :

1. Activer l’historique des conversations pour conserver toutes les conversations dans Google Groups et envoyer des notifications par e-mail aux membres.

2. Personnalisez les informations d’expéditeur par défaut pour permettre aux membres de publier avec leurs propres adresses e-mail.

3. Configurer la gestion des messages indésirables pour vous assurer que tous les e-mails arrivent dans la boîte de réception collaborative.

4. Ajouter un préfixe de sujet pour identifier le groupe dans les sujets d’e-mail.

5. Envisagez d’activer les réponses automatiques aux non-membres extérieurs à l’organisation pour un support client efficace.

Conclusion

La création et la gestion d’e-mails de groupe dans Google Workspace peuvent grandement améliorer la communication et la collaboration au sein de votre organisation. En suivant les étapes décrites dans cet article, vous pouvez facilement configurer des e-mails de groupe, personnaliser les paramètres et gérer efficacement les conversations. Les e-mails de groupe offrent une plateforme précieuse pour que les équipes travaillent ensemble et interagissent avec les utilisateurs, améliorant ainsi la productivité et le support client.

Maintenant que vous avez appris comment créer et gérer des e-mails de groupe, vous pouvez rationaliser vos processus de communication et profiter des avantages des boîtes de réception collaboratives. Si vous avez d’autres questions ou avez besoin d’aide, n’hésitez pas à nous contacter.