Sunday, May 26, 2024

Como Criar Emails em Grupo no Google Workspace (Caixa de Entrada Colaborativa)

Índice

1. Introdução

2. Aceder e criar grupos de email no Google Workspace

3. Personalizar as definições de email do grupo

4. Gerir membros e acesso do grupo

5. Ativar a Caixa de Entrada Colaborativa

6. Lidar com mensagens de spam

7. Adicionar prefixo de assunto e rodapé de email

8. Definir respostas automáticas para não membros

9. Definir respostas automáticas para membros

10. Conclusão

Introdução

Neste artigo, vamos explorar como criar emails de grupo no Google Workspace. Os emails de grupo permitem criar caixas de entrada colaborativas para membros específicos da sua organização, permitindo uma comunicação e envolvimento eficazes tanto internamente com equipas como externamente com utilizadores como leads ou clientes. Vamos guiá-lo através do processo passo a passo, fornecendo-lhe todas as informações necessárias para criar e gerir emails de grupo de forma eficiente.

Aceder e criar grupos de email no Google Workspace

Para aceder e criar grupos de email, também conhecidos como caixas de entrada colaborativas, no Google Workspace, siga estes simples passos:

1. Abra a sua caixa de entrada do Gmail.

2. Navegue até ao canto superior direito e clique em “Aplicações”.

3. Desça e localize “Admin”, depois clique nele.

4. Será redirecionado para a página de Administração do Google Workspace.

5. Alternativamente, pode visitar diretamente admin.google.com no seu navegador.

Personalizar as definições de email do grupo

Depois de aceder à página de Administração do Google Workspace, siga estes passos para criar um novo grupo de email:

1. No lado esquerdo, em “Diretório”, selecione “Grupos”.

2. Clique em “Criar Grupo” para criar um novo grupo.

3. Forneça um nome para o seu grupo, como “Suporte ao Cliente”.

4. Adicione uma descrição, se desejar.

5. Defina o ID de email do grupo, garantindo que esteja alinhado com o nome do grupo.

6. Verifique a seleção do domínio.

7. Adicione proprietários do grupo que terão acesso completo e controlo sobre as definições do grupo.

8. Prossiga para o próximo passo.

Gerir membros e acesso do grupo

Nesta secção, vamos controlar o nível de acesso que os membros do grupo têm:

1. Selecione “Equipa” como tipo de acesso.

2. Em “Definições de Acesso”, escolha quem pode contactar os proprietários do grupo.

3. Limite a visualização dos membros do grupo apenas aos que estão dentro do grupo.

4. Restrinja a visualização da conversa apenas aos membros do grupo.

5. Permita que todos enviem emails para o grupo.

Ativar a Caixa de Entrada Colaborativa

Para ativar a funcionalidade de Caixa de Entrada Colaborativa:

1. Desça até “Definições de Membros”.

2. Garanta que apenas os proprietários do grupo podem gerir os membros do grupo.

3. Permita apenas que os utilizadores convidados se juntem ao grupo.

4. Mantenha desativada a opção de permitir membros fora da sua organização.

5. Clique em “Criar Grupo” para finalizar as definições.

Lidar com mensagens de spam

Para garantir que todos os emails são recebidos na caixa de entrada colaborativa:

1. Desça até “Tratamento de Mensagens de Spam”.

2. Selecione “Publicar mensagens suspeitas no grupo”.

Adicionar prefixo de assunto e rodapé de email

Para identificar o grupo e adicionar um prefixo de assunto:

1. Desça até “Opções de Email”.

2. Adicione o nome do grupo como prefixo de assunto.

Definir respostas automáticas para não membros

Para configurar respostas automáticas para não membros:

1. Ative a resposta automática para utilizadores fora da organização.

2. Crie uma mensagem agradecendo-lhes por contactar a equipa de suporte ao cliente.

Definir respostas automáticas para membros

Dependendo da natureza do seu grupo, também pode ativar respostas automáticas para membros dentro da organização. Isto permite que outros departamentos contactem a equipa de suporte em relação a problemas específicos.

Conclusão

Parabéns! Criou com sucesso um email de grupo no Google Workspace. Ao seguir os passos descritos neste artigo, pode comunicar e envolver-se eficazmente com os membros da sua equipa e utilizadores externos. Os emails de grupo fornecem uma plataforma colaborativa para uma comunicação e suporte eficientes dentro da sua organização. Se tiver alguma dúvida ou precisar de assistência, não hesite em contactar-nos.