Tuesday, July 16, 2024

コミュニケーション、コラボレーション、コーディネーション: 部門横断的なチームを成功させるための 3 つのC

クロスファンクショナルチームは、一流の顧客中心の製品を開発するために、企業の世界で新しい標準になっています。そして、なぜそうすべきではないのでしょうか?毎年約30,000の新製品が発表されていることをご存知ですか?これらのうち、成功するのはわずか5%で、残りの 95%は失敗しています。ほとんどの企業は顧客の要求を考慮しておらず、それが製品が失敗する主な理由の1つです。

顧客の視点を考慮することは、製品が故障する可能性を減らすための鍵です。企業内の多くの部門と協力することは、これを行うための最も効果的な方法です。そして、それが今、製品開発のためのクロスファンクショナルチームの形で見られるものです。

各部門には、独自の役割、視点、スキルがあり、それをもたらします。ここで、部門横断的なチームワークの 3 つの C が機能し、シームレスな部門コラボレーションを実現できます。チームワークの3つのCとは、以下の通りです。

  • 通信
  • コーディネーション
  • コラボレーション

この記事では、ビジネスの3C、部門横断的なチームワーク、そしてそれが顧客中心の製品開発に与える影響について説明します。それでは、始めましょう。

クロスファンクショナルチームワークとは?

組織は、テクノロジーの進歩とともにビジネス慣行を改善してきました。クロスファンクショナルチームは、特に製品の開発と改善において、ほとんどの企業が使用する主要な戦略の1つです

マーケティング、デザイン、カスタマー サービス、営業、管理、財務、エンジニアリングなど、社内のさまざまな分野の担当者によって作成されたチームは、クロスファンクショナル チームと呼ばれます。彼らの主な目的は、全員の知識とスキルを組み合わせて、クライアントのニーズを満たす製品を作成することです。

チームが結成されると、会議やタスクを整理、スケジュール、指示するマネージャーが任命されます。マネージャーの役割は、チームの全員にタスクが割り当てられ、すべての目標を達成しながら着実に進んでいることを確認することです。

たとえば、ABC社は、生産、設計、マーケティング、営業、ユーザーエクスペリエンスの各部門の2人の従業員で構成されるチームを作りました。このチームは、新しいヘアドライヤーを発明するプロジェクトを割り当てられました。各チームメンバーの知識、アイデア、洞察を融合させることで、製品開発の成功率が高まります。

部門横断的なチームワークの重要性

クロスファンクショナルチームは、共通のスキルに基づいて形成された従来のサイロ化されたチームよりも優れていることが証明されています。ある調査によると、経営幹部の約97%が、サイロ化されたチームや従来のチームは組織に悪影響を与えると考えています。それでは、クロスファンクショナルチームを持つことの利点を見てみましょう。

1. 効率性

クロスファンクショナルチームでは、チームメンバー全員が協力しているため、リソース、情報、スキルを簡単かつタイムリーに共有できます。これにより、製品開発のすべてのフェーズを加速できます。

対照的に、汚れたチームでは、情報がある部門から別の部門に移動するため、情報を誤って解釈する可能性が高くなります。これにより、遅延が発生し、製品開発プロセスが長くなります。簡単に言えば、クロスファンクショナルチームは、従業員がチームで一緒に働いており、誤解をその場で解決できるため、遅延や誤解を避けるのに役立ちます。

2. コミュニケーションの改善

クロスファンクショナルチームは、共通の機能ベースのチームの従来の障壁を打ち破り、さまざまなスキルや専門知識を持つ従業員が集まり、自由にコミュニケーションをとることを可能にします。このオープンなコミュニケーションは、チームメンバーが絆を深め、理解し、仕事の欠陥を検出し、効果的に解決するのに役立ちます。

3.強化された品質の製品

クロスファンクショナルチームは、組織内のすべての部門がつながり、チームとして運営される、全体的なアプローチを奨励します。すべての部門がチームとして働くとき、顧客を満足させ、ビジネス目標を達成する製品を開発できる可能性が高くなります。

4. 意思決定の改善

クロスファンクショナルチームは、チームの全員が自分の意見や知識を持っているため、意思決定に優れています。さまざまな専門知識を組み合わせることで、すべてのチームメンバーが情報に基づいた意思決定を行うことができます。そのため、競合他社の分析、マーケティング戦略、費用対効果の高い生産方法など、さまざまなスキルや専門知識を組み合わせることで、効果的なソリューションを考え出すことができます。

クロスファンクショナルチームワークの3C

クロスファンクショナルチームの利点がわかったところで、次は効果的なクロスファンクショナルチームワークを確保する方法です。ビジネスの 3 Cは、部門横断的なチームワークを成功させるための鍵です。この3Cとは何か、なぜ重要なのか、その理由を探ってみましょう。

1. コミュニケーション

クロスファンクショナルチームが成功するためには、メンバー間のオープンなコミュニケーションが必要です。彼らは話し、躊躇することなく質問をし、率直に答え、お互いに指導し合うことができる必要があります。チームメンバー間でのアイデア、情報、フィードバックの伝達は、この「C」が強調するものです。

コミュニケーションの重要性

  • これにより、チームの全員がプロジェクトの目的、自分の役割、プロジェクトの目的を確実に把握できます。
  • 誤解や思い込みを減らし、チームメンバー間の対立を減らすことができます。
  • これにより、メンバー同士が透明性を保つことができ、課題に立ち向かいやすくなります。

要するに、コミュニケーションは生産的な部門横断的なチームワークの重要な要素です。

今日のトピックの文脈から外れていますが、顧客とのコミュニケーションも同様に重要です。顧客からの問い合わせに対応し、意思決定を支援し、製品/サービスに関するタイムリーな最新情報を提供することが重要です。ここでの最も良い点は、組織がAIチャットボットを使用して顧客とのコミュニケーションを円滑にできるようになったことです。 Shulex VOC AIチャットボットは、Intercomの強力な代替品であり、提供されたデータでトレーニングを行い、顧客に即座に正確で人間のような応答を提供できます。

つまり、あらゆる組織運営でコミュニケーションを活用し、Zendeskの優れた代替手段であるVOC AIチャットボットなどの高度なツールを導入して、やりがいのあるコミュニケーション環境を構築します。

2. コラボレーション

コラボレーションとは、クロスファンクショナルチームの3Cのことで、チームメンバーが協力し合い、共通の目標を達成するためにアイデア、知識、スキルを共有することを指します。互いに協力することで、共有タスクを完了するために使用する作業方法やツールについて簡単に合意できます。

コラボレーションの重要性

  • チームメンバーは、多様なスキルと専門知識を結集し、  コラボレーションを通じて問題に対する巧妙な解決策を生み出すことができます。
  • コラボレーションは、一体感を促進することでチームスピリットを高めます。

3. コーディネーション

コーディネーションとは、クロスファンクショナルチームの3Cから、プロジェクトが円滑に進行していることを確認するためにチームメンバーが示す行動を指します。これらのアクションには、メンバー間のタスクを専門性に応じて均等に管理および整理することが含まれます。このような作業の分散により、透明性が高まり、チームメンバーが共通の目標に向かって協力できるようになります。

コーディネートの重要性

  • これにより、  メンバー間でリソースを最適に使用できます。
  • 調整により、チームメンバーはタスクや義務の重複を避けることができます
  • チームがタイムラインに従い、プロジェクトを順調に進められるようにします。

部門横断的なチームワークの3Cを強化するためのベストプラクティス

コミュニケーション、コラボレーション、コーディネーションの 3 Cは、部門横断的なチームワークを成功させるための構成要素です。しかし、チームはそれらを効果的に活用するにはどうすればよいでしょうか?部門横断的なチームワークの 3 C を強化するために組織が採用できるベストプラクティスを強調しましょう。

1. コミュニケーション

チームは、次の方法でコミュニケーションを強化できます。

  •  チェックインを実施するための毎日または毎週の会議を開催します。
  • メンバーに質問をしたり、オープンに議論したりすることを奨励します。
  •  オープンなコミュニケーションを促進する Microsoft Teams や Trello などのツールを使用する。

2. コラボレーション

チームは、次の方法でコラボレーションを強化できます。

  •  アイデアや解決策を生み出すためのブレインストーミングセッションを実施します。
  • トレーニングセッションやワークショップを、  必要とするメンバーのために開催する。
  • チームメンバーが大切にされていると感じられる安全な環境を作ります。

3. コーディネーション

チームは、次の方法で調整を強化できます。

  •  タスクを規制し、監督するチームリーダーまたはプロジェクトマネージャーを任命します。
  • 明確で達成可能な目標を割り当てる
  •  Asana、Smartsheet、Notion などのプロジェクト管理ツールを使用する。

まとめ – 3 つの C で部門横断的なチームワークを高める

一人で成し遂げられることには限界がありますが、他の人と協力すれば、成功に境界線はありません。クロスファンクショナルチームは、さまざまなスキル、知識、経験のセットをまとめているため、あらゆるビジネスにとって非常に価値があります。

クロスファンクショナルチームの可能性を最大限に引き出すには、コミュニケーション、コラボレーション、コーディネーションの 3 Cを活用できます。3Cを効果的に活用することで、課題を克服し、顧客満足度を向上させて組織の成功率を最大化する効率的なチームワークの可能性が高まります。

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