Sunday, May 19, 2024

Wie man mehrere Posteingänge gleichzeitig in Outlook 365 anzeigen kann.

Inhaltsverzeichnis

1. Einführung

2. Was ist ein vereinheitlichtes Postfach?

3. Methode 1: Verwendung von Suchordnern

4. Methode 2: Verwendung von Makros

5. Methode 3: Verwendung von Outlook-Regeln

6. Vor- und Nachteile jeder Methode

7. Fazit

8. Highlights

9. FAQ

Einführung

In der heutigen digitalen Zeit kann die Verwaltung mehrerer E-Mail-Konten lästig sein. Das Wechseln zwischen Posteingängen, um nach neuen Nachrichten oder wichtigen Updates zu suchen, kann zeitaufwendig und ineffizient sein. Es gibt jedoch Möglichkeiten, diesen Prozess zu vereinfachen und alle Ihre E-Mail-Konten in einem vereinheitlichten Postfach zusammenzuführen. In diesem Artikel werden wir drei verschiedene Methoden untersuchen, um dies mit Microsoft Outlook zu erreichen. Egal, ob Sie Outlook 365, 2019, 2016 oder ältere Versionen verwenden, diese Techniken können Ihnen helfen, Ihre E-Mail-Verwaltung zu optimieren und die Produktivität zu steigern.

Was ist ein vereinheitlichtes Postfach?

Bevor wir uns mit den Methoden beschäftigen, klären wir, was wir unter einem vereinheitlichten Postfach verstehen. Ein vereinheitlichtes Postfach bezieht sich auf eine einzige Ansicht, die mehrere E-Mail-Konten zusammenführt. Anstatt jedes Konto separat zu überprüfen, können Sie alle Ihre E-Mails an einem Ort abrufen, was es einfacher macht, organisiert zu bleiben und schnell zu antworten. Mit einem vereinheitlichten Postfach können Sie Zeit sparen und den Aufwand vermeiden, zwischen verschiedenen Konten zu wechseln.

Methode 1: Verwendung von Suchordnern

Die erste Methode, die wir untersuchen werden, ist die Verwendung von Suchordnern in Outlook. Diese Technik ermöglicht es Ihnen, eine benutzerdefinierte Suchabfrage zu erstellen, die E-Mails aus allen Ihren Posteingängen in einer einzigen Ansicht zusammenführt. So richten Sie es ein:

1. Öffnen Sie Outlook und navigieren Sie zu Ihrem Hauptkonto-Posteingang.

2. Suchen Sie das Suchfeld und klicken Sie darauf.

3. Geben Sie “Ordner: Posteingang” ein, um in allen Ihren Posteingangsordnern zu suchen.

4. Verfeinern Sie die Suche weiter, indem Sie einen Zeitraum oder andere Kriterien angeben.

5. Passen Sie die Ansicht an, indem Sie Optionen wie gelesene / ungelesene Nachrichten auswählen.

6. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie “Alle Postfächer”, um E-Mails von allen Ihren Konten anzuzeigen.

7. Speichern Sie die Suchabfrage für einen einfachen Zugriff in der Zukunft.

Mit Suchordnern können Sie schnell auf eine vereinheitlichte Ansicht Ihrer E-Mails zugreifen, ohne zwischen verschiedenen Posteingängen wechseln zu müssen. Diese Methode bietet Flexibilität und ermöglicht es Ihnen, die Suchkriterien basierend auf Ihren Vorlieben anzupassen.

Methode 2: Verwendung von Makros

Die zweite Methode beinhaltet die Verwendung von Makros, die kleine Programme sind, die Aufgaben in Outlook automatisieren. Durch das Erstellen eines Makros können Sie eine dedizierte Schaltfläche zu Ihrer Symbolleiste hinzufügen, die sofort ein vereinheitlichtes Postfach anzeigt. So richten Sie es ein:

1. Klicken Sie in Outlook auf das Menü “Datei” und wählen Sie “Optionen”.

2. Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf “Trust Center”, wählen Sie dann “Trust Center-Einstellungen”.

3. In der Trust Center-Ansicht klicken Sie auf “Makroeinstellungen” und wählen Sie “Benachrichtigung für alle Makros”.

4. Speichern Sie die Einstellungen und schließen Sie das Optionsmenü.

5. Drücken Sie “Alt + F11” auf Ihrer Tastatur, um den Visual Basic Editor zu öffnen.

6. Kopieren und fügen Sie den bereitgestellten Code für ein vereinheitlichtes Postfach oder eine vereinheitlichte Ansicht von gesendeten E-Mail-Ordnern ein.

7. Speichern Sie den Code und schließen Sie den Visual Basic Editor.

8. Geben Sie “Makros” in das Suchfeld innerhalb von Outlook ein und wählen Sie “Makros ausführen”.

9. Fügen Sie das Makro Ihrer Symbolleiste für einen einfachen Zugriff hinzu.

Durch Hinzufügen eines Makros zu Ihrer Symbolleiste können Sie mit einem einzigen Klick sofort auf eine vereinheitlichte Ansicht Ihrer E-Mails zugreifen. Diese Methode bietet eine bequeme Möglichkeit, auf alle Ihre E-Mails zuzugreifen, ohne komplexe Suchabfragen durchführen zu müssen.

Methode 3: Verwendung von Outlook-Regeln

Die dritte Methode beinhaltet die Verwendung von Outlook-Regeln, um E-Mails von bestimmten Konten automatisch in Ihren Hauptposteingang zu verschieben. Diese Technik ermöglicht es Ihnen, eingehende Nachrichten zu filtern und an einem Ort zusammenzufassen. So richten Sie es ein:

1. Öffnen Sie den Posteingang des Kontos, das Sie zusammenfassen möchten.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail von diesem Konto und wählen Sie “Regeln”.

3. Wählen Sie die Option, immer Nachrichten von diesem Konto in Ihren Hauptposteingang zu verschieben.

4. Wählen Sie den Zielordner für die verschobenen E-Mails aus.

5. Speichern Sie die Regel, und alle zukünftigen E-Mails von diesem Konto werden automatisch in Ihren Hauptposteingang umgeleitet.

Durch die Verwendung von Outlook-Regeln können Sie schnell und einfach alle Ihre E-Mails an einem Ort zusammenfassen, ohne zwischen verschiedenen Posteingängen wechseln zu müssen. Diese Methode bietet eine einfache Möglichkeit, eingehende Nachrichten zu filtern und zu organisieren.